財務檔案是企業(yè)管理中非常重要的一部分，它包含了企業(yè)的財務活動記錄和相關憑證。為了保證財務檔案的完整性和可靠性，我們需要對其進行規(guī)范的整理和歸檔。

　　財務檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，其整理歸檔對于企業(yè)的經(jīng)營管理和財務風險控制具有重要意義。

　　1.資料分類：將財務資料按照會計科目進行分類，例如資產(chǎn)、負債、收入、支出等，確保每個科目的資料都能被準確歸檔。

　　 文件命名：為每份財務文件進行規(guī)范的命名，便于查找和識別，例如按照時間順序加上相關信息作為文件名。

　　3.文檔備份：對于重要的財務文件進行備份，避免文件丟失或損壞后無法恢復。

　　4.文件存儲：選擇適當?shù)拇鎯υO備，例如硬盤、云存儲等，并對存儲位置進行標識和分類，以方便查找。

　　5.定期清理：對于已經(jīng)過期或者無用的財務文件，及時清理，避免占用存儲空間。

　　總之，財務檔案的整理歸檔是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)。通過對財務資料的分類、文件命名、文檔備份、文件存儲和定期清理等方式，可以確保財務檔案的完整性、可靠性和易查性，為企業(yè)的經(jīng)營管理和財務風險控制提供有力的支持。

　　財務檔案整理歸檔的作用

　　財務檔案整理歸檔是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)。它對于企業(yè)的法律合規(guī)、信息查詢和分析、風險控制以及審計支持等方面都具有重要的作用。財務檔案整理歸檔對企業(yè)的管理和運營具有重要作用。

　　1.法律合規(guī)：財務檔案整理歸檔是企業(yè)遵守相關法律法規(guī)的重要手段。通過完善的檔案整理歸檔工作，企業(yè)可以滿足審計、稅務、監(jiān)管等方面的要求，確保企業(yè)在合規(guī)性方面不受到風險。

　　 信息查詢和分析：良好的財務檔案整理歸檔可以提供準確、及時的財務信息。企業(yè)管理者可以通過查詢和分析這些信息，做出科學決策，制定合理的財務戰(zhàn)略，優(yōu)化財務資源配置。

　　3.風險控制：財務檔案整理歸檔有助于發(fā)現(xiàn)財務風險和問題。通過對財務檔案的整理和歸檔，企業(yè)可以及時識別潛在的財務風險，并采取相應的措施進行控制和應對，降低經(jīng)營風險。

　　4.審計支持：財務檔案整理歸檔是審計工作的重要依據(jù)。良好的檔案整理歸檔可以提供清晰、完整的財務憑證和相關文件，為審計工作提供支持，確保審計的準確性和有效性。

　　總之，財務檔案整理歸檔對于企業(yè)的管理和運營具有重要的作用。通過規(guī)范的整理歸檔工作，企業(yè)能夠滿足法律合規(guī)要求，提供準確、及時的財務信息，輔助決策和優(yōu)化資源配置。同時，它也有助于識別和控制財務風險，支持審計工作。良好的財務檔案整理歸檔是企業(yè)管理中必不可少的環(huán)節(jié)，應得到足夠的重視和規(guī)范。

　　財務歸檔管理制度

　　1、歸檔范圍：

　　1.1、記賬憑證、賬簿、財務報表、國地稅納稅申報表、出口退稅資料及年度審計報告

　　1.2、成本核算資料（含電子檔案）

　　1.3、工資表（含電子檔文件、相關紙質(zhì)資料及員工簽確單）

　　1.4、增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)

　　1.5、采購合同、銷售合同、生產(chǎn)訂單

　　1.6、手工入庫單、出庫單

　　1.7、現(xiàn)金、銀行日記賬（電子版）、紙質(zhì)銀行存款對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表及現(xiàn)金盤點表

　　1.8、各公司訂單、發(fā)貨、收款明細表（電子表）、審單記錄表（電子檔）

　　1.9、月末盤點表（紙質(zhì)及電子檔案）

　　 0、其他；

　　2、歸檔時間要求

　　 1、1-8項按月整理、編號、登記并于第二年第一季度內(nèi)歸檔

　　 2、第9項按月整理、編號并于次月15日前歸檔；

　　3、歸檔要求

　　3.1、歸檔文件必須裝訂成冊，且有完整的文件明細；

　　3.2、電子文件按時間順序進行排列并編號登記。

　　4、文件查閱制度

　　4.1、財務檔案查閱須在會計人員陪同方可進行，文件不能帶出檔案室，如需查賬可由會計人員帶到財務部進行查閱。如需復印必須經(jīng)主管領導同意后由會計人員進行復印。

　　4.2、電子版文件只準查閱，嚴禁轉發(fā)、復制和拍照。如有需要必須經(jīng)主管領導同意后才能復制或打印需要部分文件；

　　4.3、所有經(jīng)查閱、復印、打印的文件需進行詳細的登記。

　　5、文件的銷毀

　　5.1、財務檔案的銷毀必須按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

　　財務檔案該如何進行歸檔和保管？

　　財務部負責檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部臨時保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)檔案管理部同意。

　　財務部臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合公司檔案管理的有關規(guī)定，出納人員不得兼管會計檔案。

　　1.會計核算電子賬套應設置自動備份功能，每天在服務器上進行自動備份，并且一周最少一次將備份帳套拷貝至移動硬盤。年度賬套應刻制成光盤，以利于長期保存；

　　 會計憑證需在次月20日前完善附件，整理裝訂完畢；會計賬簿需在會計年度結束1個月內(nèi)打印完畢，裝訂成冊，整理歸檔；

　　單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。

　　3.財務報告、管理性報表等會計核算資料的保管分紙質(zhì)和電子文檔兩種，紙質(zhì)部分需在次月20日前整理歸檔，電子文檔需妥善備份，避免丟失；

　　4.納稅申報資料（包括紙質(zhì)申報表、納稅輔助說明資料及其他稅務局要求報送資料、統(tǒng)計局報送資料等）需在次月20日前整理歸檔，并于年度結束3個月內(nèi)整理裝訂成冊，以便于長期保存；

　　5.發(fā)票應將未開具發(fā)票及作廢發(fā)票全聯(lián)分別保管，作廢發(fā)票必須各聯(lián)齊全；

　　發(fā)票的存放和保管嚴格按照稅務機關的規(guī)定辦理，不得丟失和擅自損毀，如有丟失當日書面報告主管稅務機關；

　　需建立發(fā)票領用制度，設“發(fā)票領用登記本”，領取時要記載領用日期、發(fā)票號碼、開具項目、金額，并由領取人簽字。

　　收據(jù)保管參照發(fā)票保管的辦法執(zhí)行。

　　6.審計報告、稅審報告、評估報告、內(nèi)審報告等外部鑒證、咨詢資料，應將紙質(zhì)部分按類別、年限歸檔，妥善保管；各類鑒證、咨詢資料應取得電子版本，妥善存儲；

　　7.會計人員工作交接需編制會計移交清單，會計移交清單應作為會計檔案的一部分，存檔保管；

　　8.各類檔案的保管需建立子檔案目錄清單，并且打印一份粘貼在檔案盒上，以方便查找。

　　9.同時滿足下列條件的，公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

　?。ㄒ唬┬纬傻碾娮訒嬞Y料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

　　（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

　　（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關系；

　?。ㄋ模┎扇∮行Т胧?，防止電子會計檔案被篡改；

　　（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

　?。┬纬傻碾娮訒嬞Y料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

　　公司從外部接收的電子會計資料符合上述條件，且附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

　　財務部向檔案管理部辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，辦理檔案移交手續(xù)。

　　紙質(zhì)會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

　　檔案管理部接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。