數(shù)字檔案是按照國家相關技術(shù)標準，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么檔案數(shù)字化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術(shù)修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　看完全文，相信大家對檔案數(shù)字化的過程也有所了解了，如果有對檔案材料信息化、數(shù)字化的相關疑問和工作需求，歡迎致電或在中博奧技術(shù)有限公司進行業(yè)務咨詢！

　　成都檔案數(shù)字化外包需要注意哪些

　　檔案管理新《條例》明確指出，為了加強對于檔案信息資源的規(guī)劃與管理，在進行檔案信息收集處理時提升工作效率，構(gòu)建安全便捷的檔案信息化管理體系是有必要的。但是各個單位的檔案管理的情況不同，檔案的實際狀態(tài)也不同，在進行檔案數(shù)字化工作時，需要結(jié)合本單位的檔案實際情況來開展檔案數(shù)字化工作。所以選擇合適的檔案數(shù)字化外包服務機構(gòu)是企業(yè)進行檔案信息化建設的一種有效的選擇，那么選擇檔案數(shù)字化外包服務需要注意哪些問題呢？

　　首先，在檔案數(shù)字化外包服務機構(gòu)的選擇上，需要做好安全保密工作，比如外包服務機構(gòu)是否具有保密資質(zhì)，不存在外資背景，不涉及外籍工作人員等，除此之外，對于進行檔案數(shù)字化外包服務的工作團隊，需要簽訂保密協(xié)議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數(shù)字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實施行動都需要做好精細化的管理，將檔案數(shù)字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進行檔案數(shù)字化外包服務時做好監(jiān)督管理工作。

　　檔案數(shù)字化服務離不開設備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進行檔案掃描工作的各類型號的掃描設備，進行信息化數(shù)據(jù)存放使用的管理查詢軟件及設備等等，都是在選擇檔案數(shù)字化外包服務時需要關注的地方。

　　檔案整理：在進行數(shù)字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準確性等進行嚴格把關，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數(shù)字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保外包服務的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。

　　成都檔案數(shù)字化外包的安全管理制度

　　為加強檔案數(shù)字化安全管理，確定檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關規(guī)定和標準，特制定本單位檔案數(shù)字化安全管理制度。

　　一、檔案實體的安全管理

　　檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記和處理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄和標示。

　　檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關規(guī)定進行修復和登記。需要拆裝檔案時，應盡可能地保持檔案原貌。正在進行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫，不得在加工工位上留存過夜，加工完畢的檔案要及時入庫。

　　二、數(shù)字化場所的安全管理

　　檔案數(shù)字化必須指定專門的數(shù)字化工作場所，應在指定的安全場地內(nèi)開展工作。數(shù)字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　數(shù)字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務器、數(shù)據(jù)導出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由檔案部門專人負責，數(shù)字化加工場所如設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務機構(gòu)應將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。數(shù)字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。檔案部門和數(shù)字化服務機構(gòu)應指定有關人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進行巡查，確保有關數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。數(shù)字化服務機構(gòu)應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責任、義務。安全保密協(xié)議應報送檔案部門備案。

　　三、數(shù)字化加工設備、網(wǎng)絡環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

　　檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟件。數(shù)字化加工網(wǎng)絡環(huán)境中應配備具有權(quán)限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)，準確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　用于檔案數(shù)字化加工的設備和存儲介質(zhì)嚴禁與其他設備和儲介交叉使用，非數(shù)字化專用的設備和存儲介質(zhì)嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。處理尚未開放的檔案的信息設備的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規(guī)定。

　　四、檔案數(shù)字化成果移交接收與設備處理的安全管理

　　檔案數(shù)字化任務完成后，檔案部門應對數(shù)字化成果進行驗收。如外包的，嚴格按照規(guī)定要求，組織專業(yè)人員對加工單位移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收，必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢驗合格方能辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務完成后，外包的數(shù)字化加工單位應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關移交手續(xù)。

　　檔案數(shù)字化任務完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對外包的數(shù)字化加工單位所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

　　成都檔案數(shù)字化外包公司的好處

　　數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要方式之一，越來越多的機構(gòu)和企業(yè)選擇將檔案數(shù)字化外包給專業(yè)的公司。以下是關于成都檔案數(shù)字化外包公司的好處：

　　1.專業(yè)技術(shù)支持：擁有專業(yè)的技術(shù)團隊和設備，能夠提供高質(zhì)量的數(shù)字化檔案服務。他們熟悉各種數(shù)字化技術(shù)和工具，能夠?qū)堎|(zhì)檔案進行快速準確的掃描、識別和轉(zhuǎn)換。這些專業(yè)技術(shù)支持確保了數(shù)字化過程的高效性和準確性。

　　2.資源優(yōu)化：外包將檔案數(shù)字化工作交給專業(yè)公司，可以使機構(gòu)和企業(yè)能夠?qū)⒏嗑唾Y源集中在核心業(yè)務上。檔案數(shù)字化是一項繁瑣且耗時的工作，需要大量人力和設備投入。通過外包，可以充分利用外部資源，減少內(nèi)部資源的浪費，提高整體效率。

　　3.數(shù)據(jù)安全保障：他們通常會提供完善的數(shù)據(jù)安全保障措施。他們會采取各種措施來保護檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，如加密存儲、權(quán)限控制、備份等。這樣可以避免機構(gòu)和企業(yè)因為自身技術(shù)不足而導致的檔案信息泄漏或丟失的風險。

　　4.空間節(jié)約：紙質(zhì)檔案占據(jù)大量的空間，給機構(gòu)和企業(yè)的辦公環(huán)境帶來很大的壓力。通過數(shù)字化外包，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，減少了大量的實體空間占用。同時，電子文件的存儲和檢索更加方便快捷，提高了工作效率。

　　總之，成都檔案數(shù)字化外包公司為機構(gòu)和企業(yè)提供了專業(yè)技術(shù)支持、資源優(yōu)化、數(shù)據(jù)安全保障和空間節(jié)約等多重好處。通過外包將檔案數(shù)字化，可以提高工作效率，節(jié)約資源，并確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。因此，選擇成都檔案數(shù)字化外包公司是一個明智的決策。