隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來自金融機構、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，檔案整理外包服務以降本增效為特點，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。

       檔案服務外包需求日益增長，各類服務機構發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務要注意以下三個原則。

　　第一，合法原則。外包服務機構熟悉各項法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務不得實施，能嚴格按照檔案外包服務行業(yè)標準和規(guī)范開展服務工作。

　　第二，安全原則。外包服務機構擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受損，或造成商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務機構能接受企業(yè)對檔案服務外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控，對外包機構的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業(yè)務操作等進行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務的各項風險點都在可控范圍之內。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務機構啦！

　　歸檔文件整理

　　立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。

　　將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；

　　2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用；

　　3、歸檔文件整理應符合文檔一體化要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；

　　4、歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。同時應注意件內排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機構（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法和問題分類法應擇一適用，不能同時采用。

　　采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號結構宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項，機構（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細、便于檢索。

　　歸檔文件應逐件編目，設置序號、檔號、文號、責任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應打印裝訂成冊。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）。

　　企業(yè)進行檔案整理的意義

　　檔案工作在整個企業(yè)運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐企業(yè)日常經營運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。

　　一、企業(yè)檔案的情報價值

　　檔案在科研設計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個企業(yè)在產品設計研發(fā)過程中的重要技術依據(jù)，在整個企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過程中被納入整個發(fā)展項目規(guī)劃，被納入單位領導議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經濟責任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發(fā)產品的過程中，研發(fā)技術具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。企業(yè)產品的研發(fā)工作是一個從無到有的過程，在企業(yè)的整個運營戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么，研發(fā)肯定不是憑空設想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關檔案，吸收引進。從這個意義上講，檔案為科學研究提供了一個上升的平臺，構造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言，從檔案日借閱頻次來看，科技檔案最多，尤其是產品檔案居多。大多借閱者都是反復研讀、推敲，有些是為改進，有些是為新品研發(fā)。從這個層面上講，檔案其實一點也不“默默無聞”，而是在不斷“發(fā)光”。

　　二、企業(yè)檔案的評審價值

　　檔案是歷史真相的再現(xiàn)，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務。由于時間緊任務重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準備。由于年度較多，需要提供涉及生產、經營、財務管理諸多方面的檔案。養(yǎng)兵千日，用兵一時，從檔案管理角度來看就是：存檔千日，用檔一時，保管了多日的檔案，此刻價值才體現(xiàn)出來。其從這個意義上來說，檔案管理同國防建設有相似之處，都是面向未來、服務于長遠。檔案管理從宏觀角度來看，就是服務于國家國民經濟建設，促進國民生產生活等諸多領域的可持續(xù)發(fā)展；從微觀角度來看，主要面向社會的某一領域、團體、組織或個人的日常工作需要，就本單位而言，就是為本單位的生產、科研、經營、管理服務，著力于單位的各項工作順利進行。從此次財務審計來看，審計人員從財務檔案入手，全面審核了單位資金使用狀況，整個過程，“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”，恐怕很難完成此次審計工作，這也正是檔案管理價值的微觀體現(xiàn)。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)，都是在為檔案今后價值的發(fā)揮做準備，這些準備過程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段，養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎。檔案管理同樣如此，日常的檔案管理業(yè)務是充分發(fā)揮檔案價值的基礎，是做好各項工作的重要前提，是單位進行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。

　　三、企業(yè)檔案的維權價值

　　當下，各單位基礎設施建設日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產、技術改造等基礎建設項目。這些項目在可行性研究報告、建設過程中，竣工階段都需要全方位的質量監(jiān)督、財務監(jiān)督、責任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項目建設過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護企業(yè)權益的重要角色。從這個意義上講，企業(yè)檔案成為維護企業(yè)權益的重要法寶，其重要性可見一斑。筆者之前所在單位，在一次外購設備中，在開箱驗收階段時，發(fā)現(xiàn)一設備是翻新設備，當時及時拍照取證，提供相關項目檔案有關技術合同、協(xié)議等，積極和廠家聯(lián)系，使得事情妥善解決，為單位挽回經濟損失。在日常工作中，設備檔案、基建檔案等項目查考較為頻繁，問題多涉及設備維修、廠房改造、電網鋪設、管道維護等事項，這些事項均為工廠的基礎設施項目，關系著企業(yè)日常的正常運行。在解決這些事項時，檔案始終如一地伴隨左右，默默發(fā)揮著功效，維護著企業(yè)的正當權益。質量是企業(yè)的生命，沒有質量無以言效益。質量檔案對企業(yè)維護自身形象來講可謂相依不離，當遇到重大質量問題時，需要企業(yè)提供相關產品原始記錄，試驗數(shù)據(jù)，以此說明產品是否按客戶要求生產，是否達到客戶對產品性能、參數(shù)的要求。每遇此事，筆者就要提供大量質量檔案、試驗檔案，力圖說明單位生產過程完全按規(guī)定要求生產，以此證明企業(yè)產品沒問題，進而維護企業(yè)的權益。

　　四、企業(yè)檔案的營銷價值

　　企業(yè)要適應市場，要在市場上占有一席之地，就必須注重塑造企業(yè)自身形象，宣傳企業(yè)產品。通過圖片檔案、榮譽證書檔案的宣傳可以向社會展示企業(yè)形象、精神風貌、產品品質，提高企業(yè)的知名度，從而獲得較高的市場認可度。從筆者近幾年的工作中，市場部經常借閱產品型號的生產許可證、產品合格證以及相關獲獎證書的原始件，使得許多用貨單位看后確認該廠是信得過的企業(yè)，產品質量可靠，紛紛與廠里簽訂供銷合同，助推企業(yè)生產經營效益大增。

　　企業(yè)人事檔案整理的重要性

　　企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)人事檔案管理的目標是確保員工個人信息的準確性和完整性，通過有效管理人事檔案，可以更好地了解和利用人才。

　　企業(yè)人事檔案管理的主要內容包括員工的教育經歷、工作經歷、職務變動、薪資調整、培訓發(fā)展、技能資質、績效考核等方面的信息。這些信息不僅反映了員工在企業(yè)中的工作狀況，也是企業(yè)進行人力資源管理和決策的重要依據(jù)。企業(yè)人事檔案管理的重要性體現(xiàn)在以下2點：

　　1，人才選拔與培養(yǎng)：通過檔案了解員工的過往經歷，為培訓和發(fā)展計劃提供依據(jù)；

　　2，員工流動管理，當員工離職或調崗時，檔案的及時更新和轉移是必要的。

　　企業(yè)人事檔案管理需要由專人負責，采用現(xiàn)代化技術進行檔案整理以及數(shù)字化管理，這也是人事檔案管理的趨勢。并且需要對檔案定期進行更新和維護，以確保檔案信息的準確性和完整性。同時，企業(yè)也需要加強員工的人事檔案保護意識，確保員工的個人信息不被泄露和濫用。

　　總的來說，企業(yè)人事檔案管理是一項復雜而重要的工作，需要企業(yè)高度重視并采取有效的措施進行管理和保護。