按照《干部人事檔案整理規(guī)范細(xì)則》規(guī)定，干部檔案人事整理工作的基本要求有以下幾個(gè)方面:

　　第一，整理須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理，每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理精煉、實(shí)用的要求。

　　第二，整理前先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

　　第三，整理人員必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉整理干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

　　(一)人事檔案整理規(guī)范應(yīng)使每個(gè)相對(duì)人的檔案完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用

　　1.完整

　　所謂完整,是指將一個(gè)人的材料全部集中在一起。每份檔案內(nèi)容完整、來(lái)源清楚、有頭有尾、不缺張少頁(yè)手續(xù)完備；如果是系列材料，要保存檔案系列的完整。沒(méi)有空缺和斷檔，才能全面地、歷史地反映一個(gè)人的經(jīng)歷和德、能、勤、績(jī)、廉的情況。

　　2.真實(shí)

　　真實(shí)是指檔案材料的內(nèi)容符合本人實(shí)際情況，是經(jīng)過(guò)組織審核認(rèn)可歸檔的材料。

　　凡屬于污蔑不實(shí)的冤假錯(cuò)案材料，模棱兩可、未經(jīng)核實(shí)的材料，張冠李戴、錯(cuò)放錯(cuò)裝的材料，涂改造假的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)都應(yīng)從干部人事檔案中剔除使整理后的干部人事檔案能夠真實(shí)客觀地反映干部的本來(lái)面目，成為了解、選拔培養(yǎng)和使用干部的可靠依據(jù)。

　　3.條理

　　條理就是按照有關(guān)規(guī)定將干部人事檔案材料分門(mén)別類(lèi)、有序排列，并編制目錄，使檔案材料層次分明、有條不紊、井然有序。

　　4.精煉

　　精練就是在完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上去粗取精，剔除重復(fù)的材料、“一事多證、一人多證”的材料、不屬于干部人事檔案的材料、喪失保存價(jià)值的材料，使干部人事檔案的內(nèi)容集中、簡(jiǎn)潔、精干。

　　5.實(shí)用

　　實(shí)用就是干部人事檔案的整理要以方便利用為目的,對(duì)檔案內(nèi)容的分類(lèi)、排列和技術(shù)加工等都要以便于檔案各項(xiàng)工作的開(kāi)展為原則。

　　完整是基礎(chǔ)，真實(shí)是核心,條理是方向,精煉是手段,實(shí)用是目的，它們相輔相成，忽視任何一個(gè)方面都會(huì)影響干部人事檔案的質(zhì)量。

　　(二)干部人事檔案的整理體系應(yīng)分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊

　　1.分類(lèi)準(zhǔn)確

　　分類(lèi)在整理工作中占有十分重要的地位，分類(lèi)準(zhǔn)確是整理工作中的最基本要求,不僅直接影響整理工作的質(zhì)量，而且影響利用工作的進(jìn)行。如果做不到分類(lèi)準(zhǔn)確，整理工作也就失去了意義。

　　2.編排有序

　　在分類(lèi)基礎(chǔ)上，根據(jù)不同類(lèi)別材料的具體情況和實(shí)際需要，采用科學(xué)的排列順序，使檔案材料在排列上有規(guī)律可循，從而達(dá)到便于利用的目的。

　　3.目錄清楚

　　每份經(jīng)過(guò)整理的干部人事檔案都應(yīng)編寫(xiě)目錄。目錄登記要項(xiàng)目齊全、內(nèi)容規(guī)范、材料形成時(shí)間填寫(xiě)無(wú)誤、材料份數(shù)與頁(yè)碼計(jì)算準(zhǔn)確、目錄登記情況與實(shí)際檔案材料完全相符、目錄本身字跡工整、無(wú)粘貼、涂改勾畫(huà)和錯(cuò)別字。

　　4.裝訂整齊

　　為了將分類(lèi)準(zhǔn)確和排列有序的檔案材料固定下來(lái)，保護(hù)檔案材料,整理后的檔案要加封面并裝訂成冊(cè)，使之表面平整、無(wú)脫頁(yè)漏裝、無(wú)損壞文字、材料整齊、外觀整潔。