檔案整理工作制度：制度，一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格建立完善的檔案管理制度才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，而檔案管理制度建立的完善與否，直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理制度是人們科學(xué)管理檔案、做好檔案工作的重要依據(jù)，也是監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本單位檔案工作的必要手段。

　　檔案整理工作制度

　　一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

　　1、以“案卷”為單位整理。

　　1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，50px三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國(guó)家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

　　5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

　?。?）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理

　?。?）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

　　6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　2、以“件”為單位整理。

　　1）以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來(lái)進(jìn)行整理。

　　2）一般來(lái)講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

　　3）以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　4）以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　5）以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：

　?。?）全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

　?。?）企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，

　　（3）聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》。

　　檔案整理工作的基本流程

　　一、收集

　　收集工作一般是每年1-2月開始，由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作，提出具體要求，并附上《文件材料歸檔范圍及保管期限表》供參考。檔案整理檔案室要做好接收登記，建立《檔案移交接收登記表》。

　　二、分類

　?。?）年度劃分

　　年度劃分應(yīng)遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度歸檔；計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年；多年的總結(jié)、報(bào)告，應(yīng)放在文件針對(duì)的一年；跨年度的案件，應(yīng)放在結(jié)案的一年。跨年度的會(huì)議文件，以會(huì)議閉幕時(shí)間來(lái)劃分；來(lái)文與復(fù)文跨年度并作為一件歸檔的，以復(fù)文時(shí)間來(lái)劃分。不同年度的文件一般應(yīng)分開排放。

　?。?）保管期限表劃分

　　參照《廣東省機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》（下簡(jiǎn)稱《期限表》）對(duì)歸檔文件進(jìn)行保管期限劃分，不在《期限表》規(guī)定的歸檔范圍內(nèi)，而又認(rèn)為具有保存價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料，由各辦公室自行決定保管期限或咨詢檔案館。

　　三、組件

　　件是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件：

　　正文、附件為一件（正文在前，附件在后）；

　　文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件（正本在前，定稿在后）；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后）；

　　原件與復(fù)制件為一件（原件在前，復(fù)制件在后）；

　　正本與翻譯本為一件（無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后）；

　　中文本與外文本為一件（中文本在前，外文本在后）；

　　報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；

　　簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；

　　會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；

　　來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）獨(dú)立成件。

　　四、修整

　　歸檔文件裝訂前，對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

　　歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

　　歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　對(duì)于幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

　　五、裝訂

　　1、要求：A4大小為標(biāo)準(zhǔn)取齊（凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱。托裱時(shí)單面內(nèi)容文件在文件四角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央；雙面內(nèi)容文件在文件左邊兩角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央。）；形成時(shí)即為成本成冊(cè)的報(bào)表、刊物等，可保留原裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)盡量不破壞檔案原貌；不能使用塑料夾裝訂文件。

　　2、方法：不銹鋼釘；線裝。（不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。）

　　3、10年期的檔案（可）不拆釘。

　　六、排序、編號(hào)

　　在分類方案的低一級(jí)類目（即“保管期限”）內(nèi)進(jìn)行排序、編號(hào)，每年（每個(gè)機(jī)構(gòu)）每個(gè)保管期限的文件按時(shí)間結(jié)合事由從1開始編順序號(hào)。

　　排列時(shí)，都應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的）文件材料排列在一起。

　　每一年度的歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔的文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

　　七、編頁(yè)碼

　　以件為單位，采用號(hào)碼機(jī)打印在每頁(yè)紙的右下角空白處，雙面有字跡的檔案材料，對(duì)于背面書寫的頁(yè)面頁(yè)碼打印在左下角空白處（按文字方向編頁(yè)碼）。每份文件均從1開始編頁(yè)碼，編有效頁(yè)。

　　八、蓋檔號(hào)章

　　檔號(hào)章蓋于文件首頁(yè)上方空白處。

　　檔號(hào)章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、類別號(hào)、期限、年度、機(jī)構(gòu)、件號(hào)六項(xiàng)。

　　“全宗號(hào)”是檔案館為進(jìn)館單位檔案所編制的實(shí)體管理號(hào)。

　　“類別號(hào)”是指一個(gè)立檔單位內(nèi)不同門類的檔案代字或代號(hào)，如A等。

　　“年度”指歸檔文件的形成年度，標(biāo)注4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　“機(jī)構(gòu)”填寫歸檔文件（收文或發(fā)文）的承辦機(jī)構(gòu)名稱（規(guī)范化簡(jiǎn)稱）。不按機(jī)構(gòu)分類的，不填此欄。

　　“期限”指歸檔文件的保存時(shí)間，分永久、30年、10年三種。

　　“件號(hào)”是歸檔文件的順序號(hào)。

　　九、著錄

　　1、著錄的項(xiàng)目要準(zhǔn)確、齊全，以便于檢索。

　　2、一級(jí)著錄要素：a、類別：文書檔案；b、年度：文件對(duì)應(yīng)年度；c、機(jī)構(gòu)：本辦公室名稱；d、期限：永久、30年或10年。

　　3、二級(jí)著錄要素：件號(hào)、密級(jí)、文號(hào)、責(zé)任者、標(biāo)題、主題詞、文件日期、頁(yè)數(shù)、歸檔日期、附件、公開范圍、自定義類別、附注。

　　4、題名著錄

　?。?）文件題名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)。如文件沒(méi)有題名或雖有題名但無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份，應(yīng)重新擬寫。將重?cái)M的題名附于原題名后，外加“[]”。

　　（2）對(duì)題名中出現(xiàn)“我鎮(zhèn)”“你局”“本鎮(zhèn)”等不規(guī)范簡(jiǎn)稱的，應(yīng)據(jù)實(shí)著錄并在其后注明全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱，用“[]”標(biāo)識(shí)。如“關(guān)于本局……工作總結(jié)”應(yīng)錄成“關(guān)于本局[××局]……”，而不應(yīng)錄成“關(guān)于XX局工作總結(jié)”

　?。?）有副題名的照原文副題名錄入，在副題名前加“：”號(hào)；如有多個(gè)副題名，在各個(gè)副題名中用“；”隔開。

　　（4）“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名，著錄時(shí)可在題名之后，加上該文任免的本單位有關(guān)人員的名字，并外加“[]”。

　?。?）有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的，應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來(lái)處理，題名在“附件”欄內(nèi)標(biāo)識(shí)清楚。

　　十、裝盒

　　1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內(nèi)對(duì)同一個(gè)保管期限內(nèi)的文件，根據(jù)檔案盒厚度，將文件按順序裝入盒中。不同保管期限的文件不能裝在同一盒內(nèi)；分機(jī)構(gòu)編流水號(hào)的，不同機(jī)構(gòu)的文件不要裝在同一盒內(nèi)。

　　2、填寫檔案盒背上的項(xiàng)目完整填寫檔案盒背上的項(xiàng)目：全宗名稱、全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)。

　　3、填寫備考表項(xiàng)目：盒內(nèi)文件材料情況說(shuō)明、整理人、檢查人、整理時(shí)間。

　　十一、編檢索工具

　　1、打印目錄

　　按件號(hào)打印歸檔文件目錄。

　　2、擬寫“歸檔說(shuō)明”

　　內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況，文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷）。

　　3、裝訂成規(guī)范的檔案目錄

　　目錄內(nèi)一般按歸檔說(shuō)明、永久、30年、10年的順序排列，可將永久、30年、10年分別裝訂，或永久、30年合訂，10年單獨(dú)裝訂，多年合編。

　　4、填寫“目錄夾封面”上的項(xiàng)目

　　包括全宗名稱、類別、年度、保管期限。

　　5、填寫“目錄夾背脊”上的項(xiàng)目

　　包括全宗號(hào)、類別、年度、期限。

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