檔案數(shù)據(jù)處理

　　如何做好大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作

　　在大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理對各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的有效管理要求，各行各業(yè)的人士越來越意識到利用大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性。檔案管理的發(fā)展是整個我國現(xiàn)代化建設的基礎(chǔ)，其主要任務是保存社會檔案信息，以備后期查閱和研究，主要工作是對原始的資料進行整理、歸納和保管。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰(zhàn)，因此，探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理已成為一項刻不容緩的工作。

　　一、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

　　1、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的機遇

　　提高檔案管理效率，降低管理成本。大數(shù)據(jù)能夠快速地處理大量的數(shù)據(jù)，在處理檔案信息時具有很大的優(yōu)勢，不僅能提高檔案處理的效率，而且能夠在極短的時間內(nèi)處理大量的信息，降低了整個檔案管理和檔案處理的成本。此外，傳統(tǒng)的檔案保存所采用的紙質(zhì)材料成本較高，而大數(shù)據(jù)檔案的保存方式運用的是信息數(shù)據(jù)庫，從而降低了檔案保存的成本材料。

　　提高檔案數(shù)據(jù)利用率。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)庫形式，建立了海量的機構(gòu)化數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)的利用效率大大超越了傳統(tǒng)的檔案管理的利用率。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)建立以后，簡單的操作就可以對海量的數(shù)據(jù)進行調(diào)查分析，建立數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系模式，提高整個數(shù)據(jù)的價值，將原來“死檔”變?yōu)椤盎顧n”。

　　2、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

　　隱私與安全。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的首要挑戰(zhàn)為隱私與安全，它不僅是技術(shù)層面的問題，而且也是法律問題。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)在方便人們獲取信息的同時，因為大數(shù)據(jù)本身的特性使得檔案信息有可能被人獲取。從國家角度而言，一些國家機密檔案的泄露，將會造成國家財產(chǎn)、軍事、政治等各方面的安全問題。從個人角度而言，一些個人隱私的泄露，使得人與人之間缺乏應有的信息尊重，將會給失去隱私的人群帶來個人與家庭的災難性后果。

　　技術(shù)與人才。大數(shù)據(jù)背景下的檔案系統(tǒng)多是采用云計算，把各種不同的工作負載聚集起來。這就要求更高層次的資源共享，必然導致系統(tǒng)成本增加，而且在大數(shù)據(jù)模式下系統(tǒng)出現(xiàn)故障的頻率也會更加頻繁。此外，人才也是大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠發(fā)揮的重要因素，大數(shù)據(jù)專業(yè)人才不僅需要專業(yè)知識的積累，同時還需要強大的綜合能力，因為大數(shù)據(jù)下檔案工作涉及多個學科、多個領(lǐng)域和多種技術(shù)，因此人才也是整個大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的一項巨大挑戰(zhàn)。

　　二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的應對策略

　　1、檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)的建立與健全。因為大數(shù)據(jù)時代的檔案系統(tǒng)面臨著檔案信息的安全隱患，為了保障整個檔案管理和檔案信息的安全，就必須建立檔案管理的監(jiān)管制度，實現(xiàn)檔案信息準確、完全、合理入庫，從而加大對各類檔案信息的保護力度，降低檔案信息的泄露風險。

　　2、高素質(zhì)管理人才培養(yǎng)與管理人才的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。因為大數(shù)據(jù)檔案管理面臨著人才挑戰(zhàn)，因此為了實現(xiàn)檔案的有效管理，就必須加大力度培養(yǎng)檔案管理人才，提高整個檔案管理人才的綜合素質(zhì)。此外，在我國的檔案管理工作中，檔案管理者多以中老年人為主，新鮮的血液無法及時地供給，在大數(shù)據(jù)檔案管理的時代，必須對工作人員進行結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化，改變現(xiàn)狀，吸引更多的高素質(zhì)年輕人參與其中。

　　檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

　　一、術(shù)語和定義

　　1、數(shù)字化用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　3、數(shù)字圖像表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

　　4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

　　5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

　　6、分辨率單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi)表示。

　　7、失真度對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　8、可懂度數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。

　　9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

　　1、基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對像的確定原則應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。2）價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　3、基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　4、過程管理

　　1）應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.

　　2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1目錄數(shù)據(jù)準備2拆除裝訂3區(qū)分掃描件和非掃描件4頁面修整5檔案整理登記6裝訂

　　四、檔案掃描

　　1、掃描方式

　　1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式

　　1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　　3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　3、掃描分辨率

　　1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

　　4、掃描登登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　五、圖像處理

　　1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。

　　5）認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

　　2、糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。

　　3、去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　4、圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　六、圖像存儲

　　1、存儲格式

　　1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

　　2）提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　2、圖像文件的命名

　　1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　2）多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

　　七、目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　　2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

　　3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

　　八、數(shù)據(jù)掛接

　　1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

　　2、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　3、認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

　　九、數(shù)據(jù)驗收

　　1、數(shù)據(jù)抽檢

　　1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

　　2）一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%。

　　2、驗收指標

　　1）目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為“不合格”。

　　2）一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

　　3、驗收審核驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導審核、簽字后方有效。

　　4、驗收登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。

　　十、數(shù)據(jù)備份

　　1、備份范圍經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。

　　2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　3、數(shù)據(jù)檢驗備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

　　4、備份標簽數(shù)據(jù)備份后應相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

　　5、備份登記填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

　　十一、數(shù)字化成果管理

　　1、應加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析

　　在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展進程中，應該將大數(shù)據(jù)的價值積極的展現(xiàn)出來，所以相應的管理模式需要加以進一步的變革。應該將相應的管理模式加以進一步的轉(zhuǎn)變，積極的采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的相互關(guān)聯(lián)，這樣才能更好的實現(xiàn)檔案資源的共享。

　　相關(guān)的檔案管理部門也應該做相互協(xié)調(diào)的工作，將檔案數(shù)字資源中所蘊含的潛在價值充分的體現(xiàn)出來，這樣才能實現(xiàn)進一步的整合。傳統(tǒng)的檔案管理部門中，供給式的模式占據(jù)重要位置，而在新時期的發(fā)展下，這一思維模式應該加以進一步的轉(zhuǎn)變，從用戶面臨的問題入手，為人們的行為決策提供有益指導。以解決用戶所面臨的問題為目標整合檔案數(shù)字資源，構(gòu)建起以社會利用需求為導向的檔案數(shù)字資源體系，不斷提高檔案服務與用戶需求之間的匹配程度。

　　構(gòu)建適應大數(shù)據(jù)要求的檔案數(shù)字資源。以云計算為例，它適應了大數(shù)據(jù)時代分布式存儲與海量數(shù)據(jù)并行處理的需要，實現(xiàn)了計算機資源的服務化，是大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字資源整合的基礎(chǔ)平臺和支撐技術(shù)。

　　首先，各檔案部門應根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)劃以及自身基礎(chǔ)設施建設與檔案數(shù)據(jù)庫資源匹配程度的具體情況，靈活選擇適合的云部署方案。對于那些處在檔案數(shù)字資源整合關(guān)鍵節(jié)點的部門應架設私有云，以動態(tài)申請公有云的方式彌補自身計算能力、存儲空間等的不足。

　　其次，云計算能統(tǒng)一各應用環(huán)境之間的業(yè)務邏輯、組織結(jié)構(gòu)和表達方式等，消除信息孤島，從而建立集成的檔案數(shù)字資源管理平臺，促成檔案數(shù)字資源深層次整合與知識開發(fā)的實現(xiàn)。再次，云計算能實現(xiàn)對檔案應用的整合，并以服?盞男問較蠐沒Х⒉跡煌?時支持用戶利用各種終端設備隨時隨地訪問所需的云服務。這些都將在最大程度上發(fā)揮檔案數(shù)字資源整合的優(yōu)勢，提高檔案服務的效率和便捷性。

　　加強大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字資源整合的安全保障體系建設。

　　首先，應建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一身份認證與訪問權(quán)限控制，達到用戶安全集成管理的目標，有效應對檔案數(shù)字資源整合與大數(shù)據(jù)應用過程中的安全風險。

　　其次，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護檔案信息安全。通過SSL（Secure Sockets Layer，安全套接層協(xié)議層）加密，實現(xiàn)在數(shù)據(jù)集的節(jié)點和應用程序之間移動保護大數(shù)據(jù)。

　　再次，綜合運用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段與安全保密制度，加強對重點領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的日常監(jiān)管，有效應對檔案數(shù)據(jù)聚集性與檔案利用需求無序性造成的檔案泄密風險。最后，實時開展檔案數(shù)字資源異地異質(zhì)備份工作，提高系統(tǒng)容災能力。

　　最后，還要組建一支具有大數(shù)據(jù)素質(zhì)的檔案從業(yè)者隊伍。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案從業(yè)者應加強自身素質(zhì)建設，在檔案數(shù)字資源整合中承擔起業(yè)務專家的重任，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和導航者。作為檔案數(shù)字資源的提供者，就要求檔案從業(yè)者具有過硬的檔案專業(yè)知識與技能，能正確預判大數(shù)據(jù)給本單位數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)帶來的風險構(gòu)成，給出基于檔案專業(yè)的解決方案，從而確保檔案數(shù)字資源的真實、完整與安全，最大限度地滿足檔案數(shù)字資源整合的需要，保證檔案價值的實現(xiàn)。

　　檔案行業(yè)海量數(shù)據(jù)如何智能備份和管理？

　　漢龍實業(yè)針對我國目前的電子檔案存儲現(xiàn)狀開發(fā)了檔案行業(yè)離線光盤硬盤智能備份管理解決方案，該方案完美解決了電子檔案的數(shù)據(jù)處理、檔案級光盤刻錄、數(shù)據(jù)遷移有效性驗證等問題，并實現(xiàn)了歸檔光盤規(guī)范保存、光盤管理與光盤借閱利用等功能。

　　檔案數(shù)據(jù)化處理的工作總結(jié)怎么寫

　　MEI自己根據(jù)實際情況來寫吧，主要寫一下主要的工作內(nèi)容，如何努力工作，取得的成績，最后提出一些合理化的建議或者新的努力方向。。。。。。。

　　工作總結(jié)就是讓上級知道你有什么貢獻，體現(xiàn)你的工作價值所在。

　　所以應該寫好幾點：

　　1、你對崗位和工作上的認識2、具體你做了什么事

　　3、你如何用心工作，哪些事情是你動腦子去解決的。就算沒什么，也要寫一些有難度的問題，你如何通過努力解決了

　　4、以后工作中你還需提高哪些能力或充實哪些知識

　　5、上級喜歡主動工作的人。你分內(nèi)的事情都要有所準備，即事前準備工作以下供你參考：

　　總結(jié)，就是把一個時間段的情況進行一次全面系統(tǒng)的總評價、總分析，分析成績、不足、經(jīng)驗等?？偨Y(jié)是應用寫作的一種，是對已經(jīng)做過的工作進行理性的思考。

　　總結(jié)的基本要求

　　1．總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。

　　2．成績和缺點。這是總結(jié)的主要內(nèi)容?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣產(chǎn)生的，都應寫清楚。

　　3．經(jīng)驗和教訓。為了便于今后工作，必須對以前的工作經(jīng)驗和教訓進行分析、研究、概括，并形成理論知識。

　　總結(jié)的注意事項：

　　1．一定要實事求是，成績基本不夸大，缺點基本不縮小。這是分析、得出教訓的基礎(chǔ)。

　　2．條理要清楚。語句通順，容易理解。

　　3．要詳略適宜。有重要的，有次要的，寫作時要突出重點?？偨Y(jié)中的問題要有主次、詳略之分。

　　總結(jié)的基本格式：

　　1、標題

　　2、正文

　　開頭：概述情況，總體評價；提綱挈領(lǐng)，總括全文。

　　主體：分析成績?nèi)焙叮偨Y(jié)經(jīng)驗教訓。

　　結(jié)尾：分析問題，明確方向。

　　3、落款

　　署名與日期

　　怎樣做好檔案管理工作

　　導語：檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

　　分門別類

　　首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關(guān)系管理。這是公司級文件分類，人事內(nèi)部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

　　巧用檔案袋

　　檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找

　　常用資料的歸整

　　很多時候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間

　　部門資料提報

　　有的時候我們每隔一段時間都要向上級領(lǐng)導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

　　電腦資料的存檔

　　檔案數(shù)據(jù)處理

　　現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內(nèi)容有時間，用途，標題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

　　領(lǐng)導批復資料的回拿

　　檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導簽字批復之類的，而領(lǐng)導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導有時間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導準備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

　　1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

　　2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

　　3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

　　1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；Ｒ虼?，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

　　2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

　　作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

　　一、政治素質(zhì)要合格

　　檔案數(shù)據(jù)處理

　　樹立堅定的政治信念，用科學的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認真負責地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認真負責的科學態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務育人同樣也是一種奉獻。

　　學生檔案管理人員應當?shù)∶?，默默無聞地為莘莘學子服務。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標準和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

　　二、知識素質(zhì)要全面

　　掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學生檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)學生檔案工作的科學管理。掌握計算機知識。要適應檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學生檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對學生檔案工作者的要求。

　　三、業(yè)務素質(zhì)要精湛

　　培養(yǎng)求真務實、精益求精的工作作風。學生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

　　四、身體素質(zhì)要健康

　　學生檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導致在學生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質(zhì)。

　　檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題

　　檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題

　　檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

　?。ㄒ唬┠茉鰪娏⒕碇贫葓?zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。

　　但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設，沒有很好的執(zhí)行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應負責人代替部門進行立卷，但檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務領(lǐng)域受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。

　?。ǘ┠芸s短檔案資料整理工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行復制與存儲。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設的管理系統(tǒng)完成對資料的歸檔，如此縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作質(zhì)量。

　?。ㄈ┨岣吡瞬樵冃?。在當前社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對檔案資源的查詢費時、繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)性工作。（四）增強紙質(zhì)檔案原件的保護。紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣可以避免或減少對檔案原件的損壞，以便有效地延長原件的保存時間；尤其是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理后無疑會得以更好地保存。

　　二、檔案數(shù)字化管理的不足

　?。ㄒ唬n案數(shù)字化管理有一定的風險性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術(shù)來進行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應用時有一定的弊端，如果對原始憑證內(nèi)容進行修改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應備加警惕。

　?。ǘ╇娮游募n案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設備的依賴性相當強，計算機儲存設備容量雖大，不過面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應用軟件更新相當快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。

　　（三）數(shù)字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實性存在“信任危機”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。

　　（四）工作人員業(yè)務素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強檔案管理業(yè)務水平，并非僅懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復合型人才方可勝任。因而應重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)。

　　總之，在計算機網(wǎng)絡技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)由手工檔案管理至自動化管理的變革，進而提高管理工作效率，減少勞動強度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時代發(fā)展步伐，摸索出科學檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值，方可凸顯檔案工作的服務效能。

　　新時期如何做好檔案管理

　　導語：新時期;檔案管理;創(chuàng)新與發(fā)展隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)也顯得十分重要。辦公領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)設備的應用和信息管理系統(tǒng)的建設，給檔案工作帶來了新的變化和要求。

　　1、新時期檔案管理現(xiàn)代化主要內(nèi)容

　　1.1檔案資源信息化

　　檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：—是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。

　　1.2檔案保護現(xiàn)代化

　　隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都布不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、力琺，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

　　1.3管理手段現(xiàn)代化

　　管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之—。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的.理論體系。

　　其次是先進的技術(shù)手段應用。要不斷地將當代先進的技術(shù)設備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

　　1.4檔案管理標準化

　　檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)—的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)—的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

　　2、正確認識檔案在我國經(jīng)濟建設中的作用

　　檔案是歷史的真實寫照，人類的發(fā)展不能割斷歷史。檔案提供的史料，是當今進行重大決策的重要依據(jù)。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性，決定它對歷史反映的真實程度要優(yōu)越于其它資料，為人們認識世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國的經(jīng)濟建設進行決策和制定政策，提供強有力的依據(jù)。

　　檔案資料包含著人類智慧的結(jié)晶，蘊藏著前人寶貴的知識和經(jīng)驗，是廣大專業(yè)技術(shù)人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學習的寶庫，人們從中吸收養(yǎng)分，為祖國的經(jīng)濟建設服務。

　　3、開發(fā)和利用檔案信息資源，為經(jīng)濟建設服努

　　3.1要加強做好檔案資料的基礎(chǔ)工作

　　對于檔案事業(yè)的領(lǐng)導和負責人，要依法加強對檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督，特別是對經(jīng)濟、科技檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督。要完善檔案管理辦法，建立標準體系，使檔案的管理、歸檔和利用做到有序化。

　　特別是在當前，電子技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等高新技術(shù)在檔案事業(yè)中逐漸得到應用時，更要加強管理、指導和監(jiān)督。對于從事檔案工作的工作者來說，首先要熱愛檔案事業(yè)，把檔案事業(yè)看成是一項神圣的事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德。

　　其次，要有很好的檔案管理工作能力，收集、整理和保管檔案看來很平凡，實質(zhì)上是很強的專業(yè)技術(shù)工作。由于檔案工作是一種案頭工作，默守陳規(guī)，就會沒有生氣，檔案工作要做得有生氣，就是要檔案工作者不僅會管理好檔案，更重要的是首先要收集、整理好檔案，檔案是人化的自然客體，是歷史的記錄、要使歷史記錄變成有保存價值的歷史記錄就需要我們?nèi)ヌ暨x、整理、立卷。這要求我們檔案工作者要有正確的觀念和正確的方法論，有敏銳的眼光，有精湛的檔案工作技術(shù)。

　　檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類、組卷和編目等要有程序，要防止為了“達標”和“過關(guān)”去搞檔案突擊整理。要做好檔案管理的保密工作。在檔案利用過程中要制訂檔案利用監(jiān)督措施，要依法利用好檔案，使之為社會主義經(jīng)濟建設服務。

　　3.2加強檔案教育，提高檔案工作者的素質(zhì)

　　首先，培養(yǎng)檔案人員為社會主義經(jīng)濟建設服務的觀念。要加強社會主義市場經(jīng)濟理論的教育。檔案工作必須貼近社會主義市場經(jīng)濟，檔案工作者必須了解經(jīng)濟工作，黨的政策方針和經(jīng)濟管理知識，這樣才能有效地為社會主義經(jīng)濟服務。

　　其次，要增強檔案人員的工作能力以適應新時代的檔案工作。由于科技的進步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法等都發(fā)生變化，這些變化對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據(jù)檔案工作所發(fā)生的變化，必須對檔案人員進行業(yè)務培訓，以增強他們的工作能力。

　　再次，要優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神和能力。創(chuàng)新能力的強弱與知識結(jié)構(gòu)有很大關(guān)系，掌握的知識新、現(xiàn)代技術(shù)多、知識結(jié)構(gòu)合理的人，他的創(chuàng)新能力的培養(yǎng)就快。我們要發(fā)展檔案事業(yè)，服務好經(jīng)濟建設，就必須要博學多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學技術(shù)和檔案邊緣科學知識的掌握。

　　3.3跟上形式、更新觀念、搞好服務

　　檔案工作具有案頭工作性質(zhì)，而按頭工作很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員在思想上滯后環(huán)境變化的原因。在當前，檔案工作要樹立“檔案工作要服務于經(jīng)濟建設，注重經(jīng)濟效益和社會效益”的觀念。主動向有關(guān)單位做宣傳，使檔案得到充分利用，取得更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

　　4.擴大社會宣傳，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面

　　檔案事業(yè)是社會事業(yè)的一個組成部分。提高檔案工作的社會地位，進而發(fā)展檔案事業(yè)就必須擴大檔案工作的影響;創(chuàng)新檔案宣傳領(lǐng)域。繼《中國檔案)、《檔案學研究)、(檔案學通訊)等國家級檔案刊物出版發(fā)行后，又創(chuàng)辦了(中國檔案報)，成為世界范圍內(nèi)唯一一份檔案工作報紙。

　　同時，各省、市、自治區(qū)也都創(chuàng)辦檔案刊物，宣傳檔案工作，交流工作經(jīng)驗，開展學術(shù)研討，報道好人好事，擴大了檔案工作的社會影響，促進了檔案工作的發(fā)展。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，新的經(jīng)濟組織不斷出現(xiàn)，要求檔案工作與時俱進，跟蹤指導，服務到位，及時建立新經(jīng)濟組織的檔案工作。

　　為適應社會發(fā)展的需要，推進了社保檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案等的建立，擴大了檔案工作的社會影響，強化了檔案工作的服務措施，拓寬了檔案工作的領(lǐng)域，使檔案工作更好地服務于經(jīng)濟建設，服務于政治文明、精神文明建設，開創(chuàng)了檔案工作的新局面。

　　企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題

　　檔案管理的信息化意識不足

　　實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務培訓,導致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

　　檔案管理信息載體的破損

　　在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡技術(shù)的應用,許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。

　　標準化建設不夠完善

　　檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務流程以及工作程序標準、數(shù)據(jù)交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

　　電子檔案管理系統(tǒng)應包括哪些功能？

　　1、檔案管理系統(tǒng)門戶

　　檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關(guān)的信息、從各個功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)角色進行推送展示。

　　2、檔案接收：

　　檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

　　3、檔案管理庫

　　檔案管理庫中數(shù)據(jù)是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫的操作。

　　4、檔案分類

　　可以按照不同維度下面不同分類樹結(jié)構(gòu)查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫，重新進行整理。

　　5、檔案密級鑒定

　　檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，支持通過審核流程對檔案對密級重新調(diào)整。

　　6、檔案利用

　　針對系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來定位目標檔案。提供在線電子借閱，紙質(zhì)檔案借用申請，利用登記、檔案編研等功能。

　　7、檔案統(tǒng)計

　　檔案統(tǒng)計是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現(xiàn)，能夠統(tǒng)計檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實時的、全面掌握檔案系統(tǒng)當前的使用狀況。

　　電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多，文書定專注于檔案管理系統(tǒng)，幫助實現(xiàn)實現(xiàn)電子檔案自動歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。