工程圖紙檔案整理：

　　一、組卷要求及方法：

　　1.組卷要遵循工程文件的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；便于檔案利用和保管。按照工程檔案《火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)》分類組卷。

　　2.工程管理性會議文件如：工程會議紀要、現場辦公會會議，根據文件的數量（裝訂或不裝訂組卷，每卷的頁數不超過200頁）進行組卷。

　　3.工程監(jiān)理、質監(jiān)、調試、生產準備及試生產文件可按文種或專業(yè)進行組卷，組卷時要注意文件的閉環(huán)。

　　4.工程簡報、月報等根據文件的數量，按年度組成一卷，或數期一卷，案卷題名一定要寫明**年**期**工程簡報或月報。

　　5.引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。

　　6.與施工圖有關的設計更改、現場洽商和材料變更單等文件材料單獨組卷。在填寫卷內文件目錄時，以“圖號”作為“文件編號”。對于一些生產輔助或生活區(qū)建筑(如：生產辦公樓、職工宿舍等)可與竣工文件編在一起。

　　7.工程施工技術文件按單位工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按項目整理；竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題結合時間、責任者等因素組卷。

　　8.案卷內所有反映問題的文件材料的份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，文件不重份。同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。

　　二、卷內文件材料的排列要求

　　1.卷內文件材料一般按問題重要程度、相互間的因果關系，再結合責任者或時間順序排列。如：試驗報告有水泥的、鋼材的等，應將水泥的放在一起，鋼材的放在一起；又如：鋼材又分10厘米的、12厘米的，則將同型號的放在一起。一定要考慮內容。

　　2.密不可分的文件，要依序排列在一起。一般結論（批復）性文件在前，依據（請示）性文件在后；正件在前，附件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。

　　3.工程技術文件按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、評定、證明排列。

　　4.設備文件按依據性、設備開箱驗收、隨機圖樣、設備安裝調試和設備運行維修等材料排列。

　　5.竣工圖按專業(yè)、圖號排列。

　　三、案卷編目要求：

　　1、卷內文件編寫頁號：

　?。?）案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。凡是有文字和圖表（包括原圖目錄）的卷內文件材料，均需編寫頁號。案卷封面、卷內目錄（不包括原圖紙目錄）、卷內備考表不編寫頁號。

　?。?）6-9大類的文字材料及圖紙在每頁的右下角編寫頁號，背面在左下角編號，圖樣頁號編寫在標題欄外。

　　（3）成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他科技文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料的最后，將其作為一份文件（“頁數”作為“1頁”）填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。

　　（4）照片編號編排在背面右下角，底片號應用鐵筆橫排列刻在膠片乳劑面處。

　?。?）頁號宜用鉛筆編寫。

　　2、案卷封面與脊背的編制：

　　（1）案卷封面：案卷一卷一盒，圖紙采用案卷外封面（硬卷皮），文字材料采用案卷內封面（軟卷皮）。

　?。?）檔號：由項目代號、分類號、同類號下的案卷小流水號組成。詳見分類編號大綱。

　?。?）案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。案卷題名的主要內容包括項目名稱（代字、代號）及其組件、部件、階段的名稱（代號）等。項目名稱與批準的原立項、設計（包括代號）應相符。歸檔外文資料的題名應譯成中文；外文資料有中譯文的，應一并立卷。

　?。?）立卷單位：填寫負責文件材料組卷的單位或項目負責單位。

　?。?）起止日期：填寫卷內文件材料形成的起止日期。

　?。?）保管期限：填寫組卷時劃定的保管期限。

　?。?）密級：依據保密規(guī)定填寫。

　?。?）案卷脊背：填寫檔號和案卷題名。

　?。?）封面及脊背應暫用鉛筆填寫。

　　3、卷內目錄的編制：

　?。?）序號：用阿拉伯數字從1起，依次標注卷內文件材料件數的順序。

　?。?）責任者：填寫文件形成單位或主要責任者

　?。?）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設備的代號等。

　?。?）文件材料題名：填寫文件標題全名。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“[]”號。

　?。?）日期：填寫文件形成日期?？墒÷詽h字只填寫阿拉伯數字，“年”標注四位，“月”、“日”各標注兩位。如：2004.01.12

　?。?）頁碼：填寫每份文件首頁上標注的頁號（卷內最后一份文件要填寫起止頁號）。

　?。?）備注：注釋文件需說明的情況，（如：散裝以件組卷，應在備注中標注出此件的實際頁數）。

　?。?）卷內目錄打印一式兩份，一份排列在卷內文件材料首頁之前，另一份用于編制全引目錄或分類目錄。

　　4、卷內備考表的編制：

　　（1）卷內備考表要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體形式文件的數量，如文字材料XX頁，照片XX張，附圖XX張。

　?。?）立卷人：由立卷人的責任人簽名。

　?。?）檢查人：由檔案部門案卷質量審核人簽名。

　?。?）立卷時間：填寫立卷完成的日期。

　　（5）檢查時間：填寫審核的日期。

　　（6）互見號：應填寫同一內容而形成不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔案號應注明檔案載體的形式，并用括號括起。

　　（7）卷內備考表排列在文件尾頁之后。

　　案卷封面、脊背、卷內目錄、卷內備考表格式見寧德發(fā)電公司清華紫光檔案管理系統(tǒng)。

　　四、案卷裝訂要求：

　　案卷采用裝訂和不裝訂兩種形式，要求如下:

　　1、案卷裝訂前要拆除金屬物，對殘缺破損，小于或大于卷面的和字跡偏左的要進行修補、被糊和折疊，圖樣要按A4幅面，手風琴式折疊，圖面向里，圖標在右下面。

　　檔案整理圖標

　　2、字跡不清的重要文件，應進行復制（打印或手抄），并與原件一起立卷。復制件在前、原件在后。

　　3、裝訂時做到右下齊，無倒頁，不漏訂。

　　4、案卷采用三孔一線裝訂，裝訂線長度為18CM，裝訂結實、整齊、美觀。

　　5、外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。

　　6、單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋填寫檔號章。

　　不裝訂的文件材料或圖紙在每頁的右下方加蓋檔號章。檔號章樣式如下：

　　五、檔案盒、卷皮要求：

　　1、檔案盒外表尺寸為310mm×220mm，厚度可根據需要設置10 mm、20 mm、30 mm、40 mm、50 mm、60 mm。

　　2、檔案盒應采用無酸紙制作。

　　3、案卷內封面用牛皮紙軟卷皮，按發(fā)電公司要求制作。

　　工程圖紙檔案保存：

　　工程圖紙紙質的特殊性決定了其存儲的困難性。目前看，工程圖紙的存儲在空間、溫度、濕度、光線等都有較嚴格的控制和要求。因此，工程圖紙檔案的存儲要按照完整、準確而系統(tǒng)的原則，依據項目特點將工程圖紙收集齊全，做到有頭有尾、數量完整；隨后按照如實維護歷史全貌的原則，對各個階段的圖紙進行準確整理，使繪圖過程完整系統(tǒng)；最后要注意不同項目的圖紙一定要分門別類，以便復用時查找方便，有依據可循。

　　檔案排列存放方法

　　檔案的存放是十分重要的，下面我為大家整理了關于檔案排列的存放方法，希望對大家有所幫助。

　　(一)檔案裝具的排放要求

　　1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應適當分類，盡可能做到整齊劃一。

　　2.避光通風。有窗庫房，檔案裝具排列應與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應注意不能有礙通風。

　　3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1米至1.2米，一般過道寬度0.8米左右為宜。所有裝具均不應緊靠墻壁。

　　為了便于對庫房內檔案的管理和迅速存取，所有裝具應按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號)，其號碼一律采用阿拉伯數字。編號原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號，每個架(柜)的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號(如果沒有欄，則自上而下編格號)。

　　(二)檔案排列方法

　　檔案一般是按全宗進行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號排列，這種方法對庫房空間和全宗實體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

　　對于特殊載體的'檔案，可根據檔案制成材料的不同，將紙質檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內，通常按全宗排架，即一個全宗內的檔案集中在一起存放、排列。但應在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點，以保持應有的聯(lián)系。

　　(三)檔案存放方式

　　存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

　　1.豎放保管

　　豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊)、盒裝檔案和照片檔案，一般應采用豎放方式。

　　2.平放保管

　　平放雖然取放不太方便，但對保護檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經過曬圖機的高溫影響，其機械強度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復制藍圖時準確、清晰，應采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴禁折疊，因為折疊會使底圖出現折痕，影響其壽命。

　　3.卷放保管

　　卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進特制的紙質、金屬筒內或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

　　4.折疊保管

　　折疊保管就是將一些紙質較好、機械強度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標準折疊(裝訂或不裝訂)，放進卷盒、夾內或柜中。例如藍圖，藍圖一般采用優(yōu)質紙張，機械強度較好，可以折疊保管。藍圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標準，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風琴式。折疊后的圖標標題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關系，每個卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時要加進一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進卷盒或夾內。

　　資料檔案排列存放方法技巧

　　檔案排列有序，是保證檔案完整與安全、利用存取迅速便捷的基本條件，因此必須建立科學合理的存放秩序，并使這一秩序得到維護。那么，下面是由我為大家整理的資料檔案排列存放方法技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　(一)檔案裝具的排放要求

　　1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應適當分類，盡可能做到整齊劃一。

　　2.避光通風。有窗庫房，檔案裝具排列應與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應注意不能有礙通風。

　　3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1米至1.2米，一般過道寬度0.8米左右為宜。所有裝具均不應緊靠墻壁。

　　為了便于對庫房內檔案的管理和迅速存取，所有裝具應按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號)，其號碼一律采用阿拉伯數字。編號原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號，每個架(柜)的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號(如果沒有欄，則自上而下編格號)。

　　(二)檔案存放方式

　　存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

　　1.豎放保管

　　豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊)、盒裝檔案和照片檔案，一般應采用豎放方式。

　　2.平放保管

　　平放雖然取放不太方便，但對保護檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經過曬圖機的高溫影響，其機械強度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復制藍圖時準確、清晰，應采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴禁折疊，因為折疊會使底圖出現折痕，影響其壽命。

　　3.卷放保管

　　卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進特制的紙質、金屬筒內或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

　　4.折疊保管

　　折疊保管就是將一些紙質較好、機械強度較高、幅面較寬的.圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標準折疊(裝訂或不裝訂)，放進卷盒、夾內或柜中。例如藍圖，藍圖一般采用優(yōu)質紙張，機械強度較好，可以折疊保管。藍圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標準，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風琴式。折疊后的圖標標題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關系，每個卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時要加進一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進卷盒或夾內。

　　(三)檔案排列方法

　　檔案一般是按全宗進行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號排列，這種方法對庫房空間和全宗實體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

　　對于特殊載體的檔案，可根據檔案制成材料的不同，將紙質檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內，通常按全宗排架，即一個全宗內的檔案集中在一起存放、排列。但應在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點，以保持應有的聯(lián)系。