檔案管理辦法

法律分析：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接受范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;屬于縣級國家檔案館接受范圍的檔案，立檔單位應(yīng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。

經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限;已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，

應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。

檔案管理辦法

1. 目的和范圍

1.1為加強(qiáng)公司檔案管理～推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)～有效地保管和利用檔案～更好地為企業(yè)兩個(gè)文明建設(shè)提供服務(wù)～根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定～結(jié)合本公司工作實(shí)際情況～特制定本制度。

1.2本制度規(guī)定了****公司文書、電子、科技、聲像等檔案管理的職責(zé)、管理內(nèi)容與方法。

1.3本制度適用于*****公司文書、電子、科技、聲像等檔案的管理工作～包括檔案的歸檔、整理立卷、保管、利用和借閱、鑒定銷毀等。本制度所指的檔案是指公司在生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理、電力工程、科研等各項(xiàng)活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

2. 引用標(biāo)準(zhǔn)

本制度引用了《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)。

3. 管理職責(zé)

3.1 人事行政部職責(zé)

3.1.1人事行政部是公司檔案工作的主管部門～負(fù)責(zé)制定,或定期修訂,本公司檔案管理工作的有關(guān)規(guī)章制度。

3.1.2 人事行政部配有專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

3.1.3 人事行政部的檔案主管部門需堅(jiān)持用黨的路線、方針、政策作為管理檔案的指導(dǎo)思想,認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》～堅(jiān)持以法治檔～有法可依～執(zhí)法必嚴(yán)～違法必究,定期組織專兼職檔案人員的檔案專業(yè)培訓(xùn)～掌握檔案專業(yè)知識～不斷提高科學(xué)管理檔案的水平～積極開展檔案的開發(fā)和利用工作～為企業(yè)創(chuàng)效益服務(wù)。

3.1.4檔案主管部門需接受領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)～接受上級檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.1.5 檔案主管部門負(fù)責(zé)對公司各管理部門文件材料的歸檔工作并進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3.1.6 檔案主管部門負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。

3.1.7 檔案主管部門需積極參加上級檔案主管部門組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動～執(zhí)行檔案工作的法律、規(guī)章和有關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)～技術(shù)規(guī)范～維護(hù)公司檔案的完整與安全。

3.2 分管副總經(jīng)理職責(zé)

3.2.1 在公司負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)、貫徹國家《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)檔案工作的文件～將檔案管理工作同其它管理工作一樣～納入年度工作計(jì)劃目標(biāo)～做到組織、定員上的落實(shí)。

3.2.2督促制訂本公司檔案工作規(guī)章制度～不斷提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。采取有效措施～較好地解決檔案工作中存在的實(shí)際問題和困難。

3.2.3 對公司檔案工作做到有布臵、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)勵(lì)。

3.2.4督促、指導(dǎo)和檢查公司各部門做好文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

3.2.5負(fù)責(zé)審閱檔案分類方案、歸檔范圍和對各類檔案鑒定和銷毀工作～并報(bào)上級審查備案。

3.2.6 認(rèn)真履行組織協(xié)調(diào)職能～全面完成公司各項(xiàng)檔案管理工作。

3.3 各部門職責(zé)

3.3.1各部門配備兼職檔案人員～收集和保管本部門的檔案。公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度。

3.3.2 檔案專兼職人員需熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、遵紀(jì)守法。經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)～獲得檔案管理資格上崗證書～具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

3.4 各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)

3.4.1學(xué)習(xí)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、公司檔案管理制度和辦法～關(guān)心本部門檔案～指導(dǎo)本部門的檔案工作的開展～督促做好本部門檔案的立卷歸檔工作。

3.4.2 顧全大局～帶頭向檔案室移交和捐獻(xiàn)反映本公司工作有價(jià)值的文件材料～不留作私用。

3.4.3 支持本部門兼職檔案員的工作～協(xié)調(diào)好本職工作與檔案工作的關(guān)系～解決實(shí)際問題～創(chuàng)造條件做好本部門檔案整理工作～隨時(shí)督促按規(guī)定做好文件材料的歸檔工作。

3.4.4 發(fā)現(xiàn)檔案工作存在問題～與兼職檔案員聯(lián)系～并及時(shí)向檔案部門提出意見和建議～搞好部門檔案工作。

4. 總則

4.1 檔案是國家和企業(yè)的寶貴財(cái)富～任何單位和個(gè)人都有維護(hù)檔案完整和安全的義務(wù)～有權(quán)對違反檔案法律、法規(guī)的行為進(jìn)行抵制和處理。

4.2 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和～是反映企業(yè)各項(xiàng)活動的重要史料～是企業(yè)的一種資源～各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作。

4.3 檔案工作是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作～應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)～把檔案工作擺上議事日程～列入本公司的工作計(jì)劃、納入目標(biāo)管理責(zé)任制。

4.4 專兼職檔案管理人員要不斷提高專業(yè)管理水平～使檔案管理做到完整、齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確～做到案卷質(zhì)量高、編目清楚、書寫工整～帳、物、卡一致～做到底數(shù)清、情況明。

4.5 檔案管理應(yīng)貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)的有關(guān)法規(guī)和制度～檔案的分類編號辦法應(yīng)遵循國家檔案局和電力行業(yè)檔案分類編號方法規(guī)定的原則～并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況。

4.6 各類檔案應(yīng)按總目錄、全引目錄、分類目錄及底圖目錄～并滿足現(xiàn)代化管理的需要～逐步利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目和檢索。檔案著錄、案卷格式要符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

5. 文書檔案的歸檔

5.1 歸檔范圍

5.1.1 公司自身形成的～反映本公司主要工作活動的文件材料～包括重要的會議材料～包括會議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄、會議紀(jì)要等。

5.1.2 各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)等。

5.1.3 干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

5.1.4上級單位頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的針對本公司工作或本公司須遵循、貫徹的文件材料。

5.1.5 下屬單位或部門報(bào)送的需辦理的～具有查考價(jià)值的文件材料。

5.1.6 同級機(jī)關(guān)和非隸屬單位頒發(fā)的本公司需執(zhí)行的文件材料～以及與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

5.1.7公司下屬單位或各部門反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的具有保存、查考利用價(jià)值的文件材料,

5.1.8 本公司職工因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議～收集獲得的具有保存、查考價(jià)值的文件材料。

5.1.9 對外簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5.1.10. 信訪工作材料。

5.2 歸檔要求

5.2.1 凡在工作中形成的～或上級單位頒發(fā)需要貫徹執(zhí)行的～具有保存價(jià)值的文件材料～分別由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)收集齊全～并分類整理～按規(guī)定時(shí)間移交本單位檔案室歸檔。

人事檔案管理辦法

第一條 為規(guī)范公司人事檔案管理，維護(hù)公司和員工權(quán)益，特制定本辦法。

第二條 XXX是公司人事檔案（含公司退休員工檔案）的歸口管理部門，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、歸檔、保管、借閱及傳遞的管理。

第三條 XXX按人事檔案歸檔的內(nèi)容有計(jì)劃、定期向各部門收集人事檔案資料，經(jīng)整理后入檔。

第四條 各部門按人事檔案歸檔要求的內(nèi)容和規(guī)定及時(shí)向XXX報(bào)送員工的有關(guān)檔案材料。XXX收到人事檔案材料后，須經(jīng)整理、鑒別認(rèn)定后入檔。

第五條 各部門因工作需要需查閱人事檔案時(shí)，須持本部門開具的《查閱檔案材料介紹信》，且至少要有兩個(gè)人到XXX檔案室內(nèi)查閱，少于兩人的不予提供查閱。對于非公司內(nèi)職工查閱公司相關(guān)人員檔案時(shí)，需填寫《查閱人事檔案材料審批表》，經(jīng)XXX領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后按程序辦理。

第六條 查閱檔案必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

（一）未經(jīng)人事檔案員允許，查閱人不準(zhǔn)摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容；

（二）查閱人不準(zhǔn)查閱本人或直系親屬檔案材料；

（三）查閱人不準(zhǔn)泄露被查閱人檔案內(nèi)容。

第七條 人事檔案借閱管理

（一）凡需要辦理人事檔案借閱手續(xù)的，經(jīng)辦部門須至少提前一天向XXX提交所需內(nèi)容、時(shí)間、目的等情況，以便XXX及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)；

（二）經(jīng)辦部門借用人事檔案須經(jīng)XXX主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借用時(shí)間不得超過三天，確需超期借用時(shí)必須補(bǔ)辦延長手續(xù)。

（三）查閱、借用人事檔案，經(jīng)辦人雙方必須履行交接手續(xù)。查閱、借用后XXX人事檔案員須查對檔案無任何問題后收回歸檔。不履行交接手續(xù)和不經(jīng)查對即歸檔的，追究人事檔案員責(zé)任。

（四）對借用的檔案，借用人必須妥善保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、傳閱、涂改、復(fù)印、拍照、不準(zhǔn)抽撤張頁及泄露檔案內(nèi)容。對違反規(guī)定視其情節(jié)和造成后果，予以行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰。

第八條 凡經(jīng)公司批準(zhǔn)由公司調(diào)出的人員，XXX負(fù)責(zé)其人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)的辦理，將其人事檔案發(fā)送調(diào)往單位或轉(zhuǎn)交調(diào)出人員自帶。

檔案管理辦法是什么?

檔案管理辦法：

檔案管理體制：

1、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

2、根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

3、公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。

檔案管理工作：

1、檔案材料的收集。

建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限。

對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全。

及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

2、檔案的歸檔、立卷與管理。

區(qū)分全宗，確定立檔單位。

分類。依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。

歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。

整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

每年對檔案進(jìn)行一次清理。

3、檔案的保管。

防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。

公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案。

做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

4、檔案的鑒定。

從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。

確定各類檔案的中管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見財(cái)務(wù)檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

5、檔案的銷毀。

對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存。

辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀。

銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。

6、檔案借閱、利用工作。

凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

借閱期限不得超過一星期（如三個(gè)星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

標(biāo)準(zhǔn)檔案管理辦法

第一條　為了加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理的規(guī)定，制定本辦法。第二條　標(biāo)準(zhǔn)檔案系指在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)過程中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等）。
　　標(biāo)準(zhǔn)檔案是國家檔案的重要組成部分。第三條　標(biāo)準(zhǔn)的制定部門和單位應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作制度，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。有計(jì)劃地采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化。第四條　標(biāo)準(zhǔn)檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。
　　下列文件材料需要永久保管：
　　（一）上級下達(dá)任務(wù)的文件；
　?。ǘ?biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿；
　?。ㄈ?biāo)準(zhǔn)編制說明及其附件；
　?。ㄋ模┮庖妳R總處理表；
　?。ㄎ澹?biāo)準(zhǔn)審查會議紀(jì)要或函審結(jié)論；
　?。?biāo)準(zhǔn)報(bào)批公文；
　　（七）標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)單；
　　（八）標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布本；
　?。ň牛?biāo)準(zhǔn)正式出版本；
　?。ㄊ?biāo)準(zhǔn)修改通知單及其附件；
　?。ㄊ唬?biāo)準(zhǔn)作廢通知單。
　　下列文件材料需要長期保管：
　?。ㄒ唬┱撟C報(bào)告；
　?。ǘ┱{(diào)研報(bào)告；
　?。ㄈ┰囼?yàn)驗(yàn)證報(bào)告；
　　（四）標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿（最后一稿）；
　　（五）標(biāo)準(zhǔn)送審稿；
　?。┑韧⒌刃Р捎玫膰H標(biāo)準(zhǔn)或國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)原文或譯文，主要參考資料（只歸難得的，一般的只列目錄和出處）；
　　（七）標(biāo)樣。第五條　永久保管的，按國家檔案管理部門的規(guī)定辦理；長期保管的，應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標(biāo)準(zhǔn)的檔案。屬長期保管的廢止標(biāo)準(zhǔn)檔案，繼續(xù)保管十年。標(biāo)樣在保管期限內(nèi)已經(jīng)失效的，按保管到期的規(guī)定處理。第六條　國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理國家標(biāo)準(zhǔn)檔案。工程建設(shè)、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護(hù)國家標(biāo)準(zhǔn)檔案，分別由國務(wù)院工程建設(shè)主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門、環(huán)境保護(hù)主管部門負(fù)責(zé)管理。
　　國務(wù)院行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸口部門負(fù)責(zé)管理其主管范圍內(nèi)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。
　　省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的地方標(biāo)準(zhǔn)檔案。
　　企業(yè)單位負(fù)責(zé)管理本單位的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。第七條　本辦法所列部門和單位的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，具體負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作。其職責(zé)：
　?。ㄒ唬┦占⒄?、立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用標(biāo)準(zhǔn)檔案；
　　（二）編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料；
　?。ㄈ┴?fù)責(zé)組織和承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的鑒定和銷毀；
　?。ㄋ模┍O(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)檔案的修改、補(bǔ)充和復(fù)制；
　?。ㄎ澹┌礄n案行政管理部門的要求，辦理永久的標(biāo)準(zhǔn)檔案的移交手續(xù)；
　?。┱J(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。第八條　標(biāo)準(zhǔn)檔案由標(biāo)準(zhǔn)起草單位負(fù)責(zé)收集有關(guān)材料并加以整理，向相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門或單位負(fù)責(zé)提供。第九條　標(biāo)準(zhǔn)起草單位、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會秘書單位或標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)的其他單位，在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)工作中所積累的標(biāo)準(zhǔn)文件材料，交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)按長期保管的要求管理。第十條　標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，除標(biāo)準(zhǔn)正式文本外，在標(biāo)準(zhǔn)審批、發(fā)布后三個(gè)月內(nèi)，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機(jī)構(gòu)一次歸檔。標(biāo)準(zhǔn)正式文本出版后，及時(shí)補(bǔ)充歸檔。第十一條　標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)整理，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員負(fù)責(zé)立卷、登記、上架。
　　標(biāo)準(zhǔn)文件材料歸檔時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檢查、核對；對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補(bǔ)充、更正。第十二條　標(biāo)準(zhǔn)更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時(shí)歸檔。第十三條　標(biāo)準(zhǔn)文件材料的立卷、歸檔，按“GB／TL1182－－89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求”執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
　?。ㄒ唬└黝悩?biāo)準(zhǔn)文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。
　?。ǘw檔的標(biāo)準(zhǔn)文件材料是原稿或打印稿、復(fù)印稿。
　?。ㄈ┯谰帽９芎烷L期保管的標(biāo)準(zhǔn)檔案分別裝訂立卷。
　　（四）標(biāo)準(zhǔn)文件材料的幅面大于A4（210×297mm）的，按A4幅面折疊；小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。

檔案管理辦法

檔案保管辦法的具體內(nèi)容包括：
( 1) 日常性的保管與保護(hù)工作。它包括溫濕度的觀察監(jiān)測、庫房清潔、庫房的安全保衛(wèi)和企業(yè)檔案的人柜上架整理等。
( 2) 預(yù)防性的保管與保護(hù)工作。主要指針對企業(yè)檔案的防火、防潮、防高溫、防盜等采取的維護(hù)措施。
( 3) 搶救性的保管與保護(hù)工作。主要指對破損或載體變質(zhì)的企業(yè)檔案進(jìn)行的修補(bǔ)、復(fù)制等。
( 4)條件性的保管與保護(hù)工作。主要指庫房的規(guī)劃建設(shè)與使用、企業(yè)檔案裝具的挑選及設(shè)備的購置與維護(hù)等。
庫房管理工作是企業(yè)檔案保管工作的主要內(nèi)容，是檔案保管工作的基礎(chǔ)，因而只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整個(gè)檔案工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造必要的條件。
一、檔案庫房的布局
庫房布局是指對庫房的使用安排及對庫房區(qū)間和保管區(qū)段的劃分。庫房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的企業(yè)檔案應(yīng)盡量安排在一個(gè)房間或幾個(gè)相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫房門口及樓梯間；業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的企業(yè)檔案應(yīng)放在靠近辦公室的房間里。
庫房房間較多的企業(yè)檔案部門，應(yīng)編制庫位號及庫位索引，進(jìn)行定位管理。庫位號一般由房間號、柜架號及擱板號構(gòu)成。其中柜架號自房間入口處計(jì)，從左到右依次編排；擱板號以一組檔案柜架為準(zhǔn)，從上到下依次編排。確定了庫位號后，就應(yīng)在此基礎(chǔ)上制成庫位索引。
二、檔案架( 柜) 的排放和編號
庫房中的檔案架( 柜) 的排放，應(yīng)符合下列幾個(gè)要求：
1. 排列一致，橫豎成行。如有大小式樣不同的架( 柜) 子，則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊一致。
2. 有窗庫房的架( 柜) 子的排列，應(yīng)與窗子垂直，以避免強(qiáng)烈光線直射；無窗庫房的架( 柜) 子的排列，縱橫均可但應(yīng)注意不要有礙通風(fēng)。
3. 架( 柜) 子排列應(yīng)最大限度地利用庫房的地面與空間，并要便于檔案的搬運(yùn)和取放，不宜太松或太緊。
三、檔案的存放和全宗排列
企業(yè)檔案存放應(yīng)按全宗進(jìn)行，一個(gè)全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。庫房內(nèi)各個(gè)全宗單位應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列法主要有兩種，即全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法。前者對庫房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便，后者對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個(gè)全宗內(nèi)的案卷的排列次序時(shí)，必須嚴(yán)格地按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。
當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架。上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架( 柜) 及其“欄”、 “格”的編號次序進(jìn)行。
企業(yè)檔案的存放通常采用豎放的方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案( 如卷皮質(zhì)軟、沒有裝訂的案卷、畫幅過大等) ，通常采用平放的方法，這樣使文件較舒展，有利于保護(hù)檔案。
平放檔案時(shí)，為了取放方便和避免文件承擔(dān)過重的壓力，堆疊的高度以不超過四十厘米為宜。
四、建立全宗卷
在企業(yè)檔案管理工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，即稱為“全宗卷”。
全宗卷是在企業(yè)檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案室所保管的全宗有密切的聯(lián)系，是對全宗進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案的重要依據(jù)，是檔案室管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況的不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。
五、溫、濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生管理
科學(xué)地控制溫度和濕度，保持庫房的環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，是做好企業(yè)檔案保管工作的重要措施。為有效地完成這些任務(wù)，必須按照檔案保護(hù)的技術(shù)要求，建立庫房管理制度，堅(jiān)持進(jìn)行各種測定和防治，采取一系列必要的具體措施。
六、保衛(wèi)和保密管理
檔案是企業(yè)的文化財(cái)富，其中許多是機(jī)密性的。企業(yè)檔案工作人員必須時(shí)刻提高警惕，加強(qiáng)庫房的各項(xiàng)保衛(wèi)保密工作以保證檔案的安全。檔案庫房一定要有嚴(yán)密的管理制度。庫房管理人員首先應(yīng)做好防盜，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。非庫房管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便入庫。珍貴的、絕密的檔案應(yīng)放入保險(xiǎn)柜，在專門的地點(diǎn)保存。出入庫房的檔案應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)的清點(diǎn)和登記。
在企業(yè)庫房管理工作上還必須杜絕一切失密的可能，管理人員非因工作不得談?wù)摍n案內(nèi)容。關(guān)于庫房內(nèi)檔案的存放狀況和管理制度的具體內(nèi)容，也應(yīng)列入企業(yè)檔案室的保密范圍。
七、防火的管理
企業(yè)檔案管理部門必須建立防火制度，并把防火作為經(jīng)常性的重要任務(wù)之一。防火工作的管理主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：
1. 加強(qiáng)檢查，消除一切發(fā)生火災(zāi)的可能性
要定期檢查電氣設(shè)備，有毛病的立刻修理。庫房內(nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，忌用移動式的火燭。規(guī)模大的庫房，一般應(yīng)安裝避雷針。
2. 做好滅火的準(zhǔn)備
有條件的地方，可安裝自動滅火設(shè)備或消防栓。一般均應(yīng)備有滅火工具、沙箱和充足的水源，這些都應(yīng)設(shè)在便于取用的地方。在檔案工作部門要經(jīng)常進(jìn)行防火教育，學(xué)習(xí)有關(guān)的理論知識和技術(shù)方法。
3. 擬制檔案搶救方案
即根據(jù)檔案的重要程度、機(jī)密程度和庫房的內(nèi)外條件，擬出一個(gè)方案，規(guī)定搶救檔案的先后次序、搬運(yùn)路線、搬運(yùn)方法、人力及設(shè)備。還可設(shè)想發(fā)生火災(zāi)的幾種可能性，擬出幾個(gè)方案，以備萬一發(fā)生火災(zāi)時(shí)可指揮有序，搶救出最貴重的檔案，并避免在搶救過程中發(fā)生散失和失密現(xiàn)象。
八、檔案在搬動中的保護(hù)
由于種種原因，庫內(nèi)檔案有時(shí)需要搬動，在搬動過程中常常遭到不同程度的機(jī)械磨損和污染，因此，應(yīng)注意檔案在搬動中的保護(hù)措施。
在庫房內(nèi)搬動數(shù)量較多的案卷時(shí)，必須準(zhǔn)備一定的工具，如小型的手推車、案卷托板等。如果不使用搬運(yùn)工具，那么每次搬動的案卷不要太多，以免損壞檔案。有的檔案如需要捆扎搬運(yùn)，應(yīng)注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放檔案必須輕拿輕放，防止搓揉、擠塞或撕裂檔案。整理、捆扎和暫放檔案的位置與條件等均應(yīng)注意選擇。
做好搬動中的保護(hù)工作，除了物質(zhì)和技術(shù)措施以外，特別重要的是，要求檔案管理人員有高度的責(zé)任心和踏實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)。不負(fù)責(zé)任、粗枝大葉是搬動中發(fā)生機(jī)械磨損和污染的主要根源。
九、檔案的安全檢查
定期和不定期地對檔案進(jìn)行檢查，是企業(yè)檔案管理工作中的一項(xiàng)重要工作。只有細(xì)致地檢查，才能確切地了解檔案安全保管的程度，從而采取有效的措施改善保管條件，制止檔案被繼續(xù)損壞。檔案的定期檢查，可根據(jù)本部門的具體情況而定。不定期的檢查，應(yīng)在下列情況下進(jìn)行：水災(zāi)、火災(zāi)之后；發(fā)現(xiàn)檔案遺失或被盜竊后；對某些檔案( 如利用頻繁的部分) 是否遺失發(fā)生懷疑時(shí)；發(fā)生蟲害、霉?fàn)€、水濕等現(xiàn)象時(shí)。
檢查方法，最基本的是以登記的簿冊與實(shí)際檔案進(jìn)行對照和檢查人員的實(shí)地觀察，為此檢查人員應(yīng)當(dāng)由比較有經(jīng)驗(yàn)的人來擔(dān)任。
檢查時(shí)必須有檢查記錄，記錄應(yīng)以全宗為單位進(jìn)行，最后應(yīng)根據(jù)記錄做出檢查報(bào)告。檢查工作完畢后，對檢查出的問題，應(yīng)仔細(xì)進(jìn)行研究，做認(rèn)真的處理，必要時(shí)對某些制度做適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>