文書檔案整理順序

1、整理與事件相關的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包，在電腦里建立一個專門的文件夾，進行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬，包含資料的所有文件名稱、主要內容概要、權利義務范圍、期限等主要內容。

4、按順序將所有資料排列好，按照單位要求的標準格式進行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

文秘檔案整理的程序主要包括哪四個環(huán)節(jié)

文秘是指經過學習、掌握公關與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學，秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作，有較強的公關能力，并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關系等工作。最終能勝任企事業(yè)單位的文員、秘書和行政助理等文職性工作。

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調整

對于已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過程

1、折疊整理“”按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

2、折疊來源原則：把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實體分類：根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

4、折疊立檔單位：構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。

5、折疊聯合全宗：由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個具有時間、地區(qū)、性質等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯系組成案卷的過程。

10、折疊卷內備考表：卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件之后。

11、折疊檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

單位檔案怎么整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。

通過檔案名稱及編號整理　　

1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。

5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。

檔號編定整理方法：

1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　
　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。

4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。