數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化,使會(huì)計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質(zhì),使原來的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)方式,如磁盤、光盤等加快轉(zhuǎn)移。這大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的質(zhì)量和速度,有利于及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和部門單位的經(jīng)營(yíng)管理提供可靠的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息。

什么是電子會(huì)計(jì)檔案管理：

1.會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會(huì)計(jì)電子檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電子檔案的儲(chǔ)存對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對(duì)溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)大大提高。[1]

2.會(huì)計(jì)電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會(huì)計(jì)電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案與會(huì)計(jì)信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。

3.會(huì)計(jì)電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)文檔主要是指與會(huì)計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和使用密切相關(guān)的技術(shù)性文檔，解釋會(huì)計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況。技術(shù)文檔主要分為開發(fā)性技術(shù)文檔和使用性技術(shù)文檔。開發(fā)性技術(shù)文檔主要描述會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設(shè)計(jì)情況。使用性技術(shù)文檔主要用來指導(dǎo)用戶對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作、利用。

4.會(huì)計(jì)電子檔案控制的復(fù)雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國(guó)常用的程序化控制有計(jì)算機(jī)軟件控制、輸入數(shù)據(jù)的機(jī)內(nèi)檢驗(yàn)等。會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)控制技術(shù)的復(fù)雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結(jié)合。

電子會(huì)計(jì)檔案有什么保管原則：

1.會(huì)計(jì)電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號(hào)。電子檔案順序號(hào)應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號(hào)的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來會(huì)計(jì)電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。[1]

2.嚴(yán)密的監(jiān)察。會(huì)計(jì)電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對(duì)操作活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對(duì)控制臺(tái)記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。

3.應(yīng)急規(guī)則。應(yīng)制定適宜的計(jì)劃和規(guī)程來應(yīng)對(duì)程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4.數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點(diǎn)等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管，并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

會(huì)計(jì)電子檔案有什么保管要求：

1.建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

內(nèi)部控制制度是指一個(gè)企業(yè)或單位為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營(yíng)效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會(huì)計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對(duì)系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對(duì)調(diào)用和修改程序的控制等。會(huì)計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準(zhǔn)確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會(huì)計(jì)電子檔案的安全和可靠。

2.建產(chǎn)嚴(yán)格的認(rèn)證制度，引入加密技術(shù)。

在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)均分散于各個(gè)部門和人員，而會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。如未經(jīng)授權(quán)的人員可以利用計(jì)算機(jī)輕而易舉地瀏覽大部分文件和數(shù)據(jù)，從而使得機(jī)密數(shù)據(jù)被泄露。而嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)。認(rèn)證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證、全息認(rèn)證等。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學(xué)就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數(shù)學(xué)計(jì)算方法與一串?dāng)?shù)字(密鑰)對(duì)普通的文本(信息)進(jìn)行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進(jìn)行加密，接收方收到消息后對(duì)其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3.建立授權(quán)操作制度，實(shí)行崗位專人專職制度，避免越權(quán)操作。

根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對(duì)不同的崗位賦予不同的權(quán)限，可設(shè)立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責(zé)，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中肩負(fù)不同的責(zé)任，同時(shí)，同級(jí)崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點(diǎn)，也不能出現(xiàn)職責(zé)的交叉和重復(fù)。采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

會(huì)計(jì)電子檔案管理存在的問題是什么：

1.會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

3.對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差多數(shù)企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具，而忽視了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)、決策等功能，從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

4.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。同時(shí)由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。

會(huì)計(jì)檔案電子化的意義

尤其是疫情期間，優(yōu)化和拓展“非接觸式”電子憑證的必要性更為凸顯，而當(dāng)下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨困擾：

會(huì)計(jì)檔案量大，會(huì)計(jì)憑證、合同、報(bào)告等材料多；
流程管理體系未拉通，不利檔案整體管理；
沒有紙質(zhì)檔案與電子的索引關(guān)系，查閱繁瑣困難；
無監(jiān)督、易丟失、被篡改損毀，無法保證完整性。
在歸檔過程中，對(duì)于檔案移交、上架、盤點(diǎn)、銷毀等，企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)高效在線管理呢？解決方案，詳見下文。

檔案系統(tǒng)體系：財(cái)務(wù)“云”端化

云計(jì)算、云共享等技術(shù)愈發(fā)成熟，加速企業(yè)會(huì)計(jì)管理信息化進(jìn)程，如何在“無紙化時(shí)代”云領(lǐng)風(fēng)騷？！財(cái)務(wù)云檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，恰是市場(chǎng)大浪淘沙后的一?！敖鹱印薄?br>
財(cái)務(wù)云檔案管理系統(tǒng)靈活對(duì)接企業(yè)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)拉通，檔案自動(dòng)采集，且電子檔與實(shí)物檔保持信息一致。除了作為獨(dú)立系統(tǒng)的解決方案，還可以與財(cái)務(wù)共享中心結(jié)合，形成綜合解決方案，互補(bǔ)增強(qiáng)。

如何進(jìn)行檔案館數(shù)字化建設(shè)財(cái)務(wù)核算

1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
　　軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
　　2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集
　　所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。
　　3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
　　由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。
　　此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
　　4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用
　　電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
　　5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
　　財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

電子發(fā)票怎么開?

電發(fā)票流程，具體如下：

1、公章、發(fā)票專用章；

2、稅務(wù)登記證或三證合一證書復(fù)印件；

3、網(wǎng)絡(luò)發(fā)票業(yè)務(wù)申請(qǐng)表；

4、納稅人領(lǐng)用發(fā)票票種核定表；

5、納稅人票種核定流轉(zhuǎn)單。

電發(fā)票的原因，具體如下：

1、電子發(fā)票的開具將大大節(jié)省企業(yè)的發(fā)票成本和發(fā)票打印成本，不包括企業(yè)發(fā)票管理的間接成本；

2、電子發(fā)票更便于存儲(chǔ)、查詢和檢索，也便于電子商務(wù)網(wǎng)站為消費(fèi)者提供更便捷的服務(wù)。而且可以減少紙質(zhì)發(fā)票的浪費(fèi)，減少森林砍伐，更加環(huán)保，符合人類的未來發(fā)展；

3、網(wǎng)上發(fā)票的引入是國(guó)家規(guī)范電子商務(wù)納稅的必然途徑，有利于國(guó)家對(duì)網(wǎng)上交易的監(jiān)管，也有利于維護(hù)消費(fèi)者的合法權(quán)益。

《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》 第十四條

電子商務(wù)經(jīng)營(yíng)者銷售商品或者提供服務(wù)應(yīng)當(dāng)依法出具紙質(zhì)發(fā)票或者電子發(fā)票等購貨憑證或者服務(wù)單據(jù)。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力。