高校檔案管理系統(tǒng)

　　高校檔案管理信息系統(tǒng)有很多子系統(tǒng)，也就有不同的流程圖。高校檔案管理信息系統(tǒng)從宏觀上講當然包括人事檔案管理和圖書管理系統(tǒng)。
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　　高校檔案管理信息化初探
　　[ 11-02-11 13:25:00 ] 作者：劉健美 編輯：studa090420

　　摘要：隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術在檔案管理中的 應用日趨廣泛，高校檔案工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展 機遇。高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢。當前 高校檔案管理信息化建設中仍存在諸如基礎設施配備不到 位、檔案信息化專業(yè)人才嚴重缺乏等問題，需要采取相應的對策.
　　關鍵詞：高校檔案；信息化；問題；
　　對策 高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎和 重要組成部分。隨著計算機和信息技術的發(fā)展和廣泛應用， 高校檔案管理信息化的時機也日趨成熟。但是，當前高校檔 案管理信息化建設過程中仍存在諸多問題，需要及早采取 相應對策加以解決.
　　1高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢 1）檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是時代發(fā)展的要求。實踐表 明，數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、 空間的限制，在任何地點、時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，就 可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。高校檔案 信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手 段，而且還能提高檔案的管理效率.
　　2）高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。高 校檔案部門為了提高工作效率，節(jié)省人力物力，普遍使用計 算機管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算 機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象 轉為機讀檔案，并通過光盤、磁盤存儲，不再是紙質(zhì)載體儲 存，這樣一個高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信 息，通過數(shù)字化的手段,存儲在電腦里，任何個人和機構都能 很方便地進行查閱。高校檔案信息化、網(wǎng)絡化管理是高校檔 案工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現(xiàn)代化的必然要求.
　　2當前高校檔案管理信息化建設中存在的主要問題 1）基礎設施配備不到位。信息化建設所需的硬件設備 和專業(yè)軟件是檔案管理信息化建設的前提與基礎。不具備 應有的條件，只能是紙上談兵。高校檔案機構沒有生產(chǎn)和接 受電子文件的工具和網(wǎng)絡，也就根本無法實現(xiàn)檔案管理的 信息化。硬件設備主要是計算機、掃描儀交換機、網(wǎng)路設備， 軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以 及相關軟件和程序等。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案館 不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設備，而且也缺乏相 應的配套的軟件。很多高校檔案管理人員對檔案信息化存 在誤區(qū)，認為僅僅是擺設幾臺電腦就算是具備了基本條件，認為這樣就可以算是信息化了.
　　2）館藏檔案信息數(shù)字化步伐進展緩慢。把館藏的紙質(zhì) 檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當前所有高校檔案信息化建設的 一項基礎工作。大家知道，對日常教學、科研和行政管理工 作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫的接收和管理比較容 易，但是如果把高校幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進行數(shù) 字化，使其成為光盤、磁盤存儲的信息，建立起一套檔案全 文數(shù)據(jù)庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物 力。目前，各個高校在這方面工作進展緩慢，投入不夠.
　　3）檔案管理信息化系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標準。要實現(xiàn)高校 檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標準，這 個標準不是單一某個方面的，而是一個標準體系，既要有高 校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)設計和管理軟件的應用標準，也 要有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標準，還要有電子文件的接收、管理 標準，此外，高校檔案數(shù)據(jù)庫與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫互聯(lián) 的工作標準等也需要統(tǒng)一。目前，國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展 規(guī)劃和標準，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發(fā)展 存在著很大盲目性。這種狀況如果長期持續(xù)下去，勢必給檔 案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患，嚴重阻礙檔案管理信 息化的進程.
　　4）嚴重缺乏檔案信息化專業(yè)人才。當前，各高校檔案管 理人員中普遍缺乏檔案專業(yè)和信息技術專業(yè)的人才。就目 前各個高校檔案人員的實際情況來看，真正的全日制?？?或本科學校檔案專業(yè)和信息技術專業(yè)畢業(yè)的人很少，既熟 悉檔案業(yè)務，又精通現(xiàn)代信息技術的人員更是鳳毛麟角?，F(xiàn) 在的檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作，要么是兼 職做檔案管理工作，導致高校檔案人員普遍缺乏非常系統(tǒng) 的檔案和信息技術專業(yè)理論知識和基本技能。檔案管理人 員隊伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因 素之一.
　　3高校檔案管理信息化的對策 當前加快高校檔案信息化建設，應主要做好以下幾個 方面的工作： 1）強化對高校檔案管理信息化重要性的認識。領導要 帶頭學習有關檔案管理的法律法規(guī)，學習上級檔案管理部 門對檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員 開展檔案管理信息化大討論，結合工作實際，進行專題研 究，理清發(fā)展思路，不斷提高檔案管理人員對檔案管理信息 化工作重要性的認識. 2）加強硬件和數(shù)據(jù)庫建設。檔案信息化首先要從相關硬件和數(shù)據(jù)庫建設做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基 礎和前提。高校檔案館為了早日實現(xiàn)管理信息化，首先要加 強相關硬件建設，從實際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設備的基礎 上，適當購置適合的先進設備。購置時要充分發(fā)揮專家的作 用，聽取專家的意見。既保證設備的先進性，又避免不必要 的浪費.
　　3）充分利用網(wǎng)絡技術，建立檔案管理信息化運行機制.
　　毋庸置疑，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理的實 現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實現(xiàn)檔 案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動化。當今世 界是知識爆炸的時代，網(wǎng)路技術發(fā)展很快，檔案管理工作應 充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡技術，不斷提高檔案管理信 息化水平，使高校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管 理工作。檔案管理人員在日常工作中應注意加強與各單位 的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓 勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報 有關檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。高校檔案館 的工作不是獨立的，檔案信息化的實現(xiàn)依賴于方方面面的 配合，教學、科研、行政管理、組織、宣傳等各項工作形成的 資料，要及時以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收 以及儲存。這些工作的順利開展，需要建立一個有效的檔案 管理信息化運行機制。主要領導牽頭，相關部門緊密配合， 才能把這項工作做好.
　　4）加快檔案管理信息化專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)，加強在 職檔案管理人員的業(yè)務培訓。人是第一生產(chǎn)力，是實現(xiàn)檔案 管理信息化的決定性因素。高校檔案管理人員的知識水平、 業(yè)務能力和政治素質(zhì)決定著檔案管理信息化的水平。高校 檔案管理信息化建設需要一批事業(yè)心強、具備相關知識、精 通業(yè)務的復合型人才。解決人才奇缺的途徑主要有兩個：一 是通過人事部門從外部引進；二是通過在職學習、脫產(chǎn)培訓 和外出進修等各種方式由高校自己培養(yǎng)。各高?？山Y合自 己的實際情況，制定相應的政策，通過多種手段，發(fā)揮經(jīng)濟 杠桿的作用，充分調(diào)動檔案管理人員的工作和學習的積極 性、主動性，使他們的知識結構及業(yè)務能力盡快適應高校檔 案管理信息化的需要。同時，也要注重檔案管理人員政治素 質(zhì)的培養(yǎng).
　　參考文獻 [1]陳希琳.淺談高校檔案信息化建設[J].科教文匯：下旬刊,2009(7).
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新時期高校檔案管理的有效方法

導語：高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學、科研攻關和學生管理活動的歷史記錄，是對具有留存價值的各類圖片、影像和文字材料進行記錄和保存的活動，在高校發(fā)展中處于十分重要的地位。新時期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，需要加強在這方面的的探究。

一、新時期高校檔案管理工作存在的困難和問題

1、工作環(huán)境變化，工作量增大

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理也取得了一定進步，但隨著高校綜合化和多元化發(fā)展，高校的建筑面積和招生規(guī)模不斷擴大，管理范圍和科研活動不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環(huán)境更加復雜。

2、管理手段滯后，信息化程度不高

隨著高校辦公條件和計算機技術等現(xiàn)代信息技術的不斷推廣應用，高校的檔案管理部門也都配置了現(xiàn)代化的檔案管理信息化設備，購買了檔案管理軟件，實現(xiàn)了檔案的微機化管理。但是，從高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、管理對象和功能實現(xiàn)等方面來看，還沒有達到信息化管理的程度，沒有實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理，無法充分發(fā)揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發(fā)揮。

3、檔案管理意識薄弱，管理人員素質(zhì)有待進一步提高

高校師生職工受傳統(tǒng)檔案保密思想影響，對檔案管理工作缺乏足夠的認識，主動保存檔案的意識不強。對于科研和教學活動投入精力多，對檔案管理工作不夠重視，某些學?；顒記]有形成有效的.檔案材料，沒有進行有效地檔案管理，甚至有的職工認為，檔案管理工作與學校發(fā)展關系不大，不必投入過多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對高校檔案管理造成不可彌補的損失。

同時，雖然高校檔案管理隊伍比一般企事業(yè)單位管理隊伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質(zhì)不強現(xiàn)象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過系統(tǒng)檔案管理工作培訓的人員不多、業(yè)務能力和素質(zhì)不強，以及對計算機、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代信息技術掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質(zhì)和能力等問題。

二、做好新時期高校檔案管理工作的對策措施

1、健全完善高校檔案管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹立起檔案保存意識，才能真正保證檔案管理工作的質(zhì)量。

要加大教育培訓力度，定期舉辦培訓活動，提高教職工對檔案管理工作的認識;要加大檔案集中管理的力度，按照“統(tǒng)一標準、統(tǒng)一領導、分層管理”的原則建立學校層面的檔案領導隊伍，健全組織體系，協(xié)調(diào)檔案管理工作;院系和各個職能部門都要創(chuàng)建專門的檔案室，并選取專業(yè)檔案管理人員進行專門的檔案管理;

同時，要明確責任分工，使檔案管理專業(yè)人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責，推進檔案管理工作標準化、科學化建設;在調(diào)動全體教職工共同參與的基礎上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實高校檔案材料。

2、提高高校檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，推進高校檔案管理信息化建設，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化共享、數(shù)字化檢索和查詢，成為當前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。隨著高校檔案管理面臨的工作環(huán)境日益復雜、工作對象日益增多，檔案管理的強度增大，只有將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術應用到檔案管理中，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

實現(xiàn)高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，并且可以將檔案信息及時傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設施的配備，充分運用光纖數(shù)字技術、網(wǎng)絡監(jiān)控技術等實現(xiàn)檔案收集、存儲、整理、保存和應用的信息化，提高檔案共享速度，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時，要結合網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案管理由單機管理向網(wǎng)絡聯(lián)機管理的模式轉變，將檔案目錄、卷宗實現(xiàn)全信息管理，通過紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結合管理的方式，提高檔案管理信息化建設的質(zhì)量和速度。

3、改進和提升檔案管理標準

檔案管理工作是一項系統(tǒng)嚴謹?shù)墓ぷ鳎绻狈ο鄳獦藴?，就難以實現(xiàn)檔案管理工作的順利實施。高校應結合自身特點，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標準，加大檔案管理標準化工作力度，實現(xiàn)檔案管理的科學化。

可以通過建立完善檔案收集、歸納、保存、應用、管理、保密等標準，實現(xiàn)各類檔案信息歸檔一體化管理的目標。同時，要建立配套的考核制度，明確責任分工和崗位職責，將考核結果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質(zhì)量。

4、提高檔案管理隊伍素質(zhì)

搞好高校檔案管理工作，最關鍵的是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務能力和信息技術應用能力，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要綜合利用多種方法，按照“管理標準、業(yè)務熟練、素養(yǎng)良好、服務優(yōu)質(zhì)”的標準要求，通過舉辦檔案管理新知識、新技術培訓，加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才。要鼓勵和引導檔案管理人才不斷加強個人學習，在增強檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時，認真學習信息網(wǎng)絡技術，增強自身的知識儲備，全面掌握工作內(nèi)容。

同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責任心，保證檔案管理人員遵守保密協(xié)議，在工作中做到恪盡職守、愛崗敬業(yè)、服務熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。

三、結論

綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時期高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，只有不斷強化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務高校的發(fā)展。

高校要上檔案管理系統(tǒng)，現(xiàn)需要配置一臺服務器，各位推薦一下型號和報價

檔案管理系統(tǒng),一般最便宜的入門級服務器就可以了,現(xiàn)在企事業(yè)都推薦用聯(lián)想,但現(xiàn)在的入門級服務器在都是臺式機配件,都在5000元左右吧,如果沒什么規(guī)定,可以裝一臺高配置的電腦就可以了.

塔式服務器是最便宜的,一般機架式,刀片式都在萬以上

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