營業(yè)執(zhí)照檔案是什么呢?

　　所謂營業(yè)執(zhí)照檔案，就是工商行政管理機(jī)關(guān)發(fā)給工商企業(yè)、個(gè)體經(jīng)營者的準(zhǔn)許從事某項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的憑證，其格式由國家市場監(jiān)督管理總局統(tǒng)一規(guī)定。營業(yè)執(zhí)照的登記事項(xiàng)包括：企業(yè)名稱、地址、負(fù)責(zé)人、資金數(shù)額、經(jīng)濟(jì)成分、經(jīng)營范圍、經(jīng)營方式、從業(yè)人數(shù)、經(jīng)營期限等。營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務(wù)是指對(duì)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)文件進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化處理的專業(yè)服務(wù)。該服務(wù)旨在通過分類、排序、編號(hào)、裝訂、編目等操作，確保營業(yè)執(zhí)照檔案的完整性，助力管理部門為企業(yè)提供更加便捷、全面、完善的營業(yè)執(zhí)照檔案查詢和利用等服務(wù)。

　　營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務(wù)應(yīng)遵循的原則：

　　第一，營業(yè)執(zhí)照檔案整理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，維護(hù)營業(yè)執(zhí)照檔案完整與安全，便于保管和利用。

　　第二，營業(yè)執(zhí)照檔案的利用需經(jīng)過相關(guān)人員審批。營業(yè)執(zhí)照檔案由檔案管理部統(tǒng)一管理，有需要利用的檔案，需提交書面申請(qǐng)，經(jīng)過本部門及公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，備案后方可自行保管。

　　第三，需要有專門檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照檔案交接、保管、使用等環(huán)節(jié)的管理，定期對(duì)自行保管證照檔案的分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行指導(dǎo)、督查和檢查。

　　營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務(wù)涉及到的主要內(nèi)容：

　　營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務(wù)的具體內(nèi)容：

　　1. 公司證照檔案移交

　　一般情況下，新設(shè)、收購、變更、注銷等手續(xù)完成后，經(jīng)辦人應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)，將公司所有證照檔案原件移交證照檔案管理部門歸檔存放。這其中涉及上述提到的證照包括審批表、營業(yè)執(zhí)照正/副、開戶許可證、機(jī)構(gòu)信用代碼證、章程或修正案、股東會(huì)決議、投資協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議或合同、增(減)資協(xié)議、收購日評(píng)估報(bào)告、收購日審計(jì)報(bào)告、收購日財(cái)務(wù)報(bào)表、評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、注銷報(bào)告、資質(zhì)證書等。

　　公司證照檔案在移交的過程當(dāng)中，需由證照檔案需求方提出申請(qǐng)，經(jīng)需求方部門負(fù)責(zé)任，接收方部門負(fù)責(zé)人審批后，移交相關(guān)證照檔案。專業(yè)化的檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)可以為企業(yè)證照檔案移交提供線上服務(wù)。通過審批流功能，用戶可直接套用企業(yè)內(nèi)置檔案移交模板，提交審批流程。通過流程，各環(huán)節(jié)上的相關(guān)負(fù)責(zé)人可以快速地進(jìn)行審批。

　　2. 公司營業(yè)執(zhí)照檔案的保管

　　公司證照檔案的掃描件，一般來說，應(yīng)該按公司為單位，單獨(dú)建立文件夾保存，文件夾以“檔號(hào)+公司名稱”命名。文件夾內(nèi)按照章程及修正案、股東會(huì)議決議、工商資料、資質(zhì)證照等分類存放。

　　收到新的營業(yè)執(zhí)照檔案后，應(yīng)在當(dāng)天內(nèi)對(duì)證照檔案資料進(jìn)行掃描，以“A4”大小“JPG”格式保存?？赏ㄟ^特定的檔案管理系統(tǒng)連接各種樣式的掃描設(shè)備，批量掛接上傳掃描文件。同時(shí)，檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)還可以提供可自由調(diào)整的分類框架，不論是章程及修正案，還是股東會(huì)議決議或者更多的公司證照，都可以進(jìn)行有序地保管。

　　3. 公司證照檔案的使用

　　證照檔案與公司的安全經(jīng)營息息相關(guān)，未經(jīng)審批，通常情況換下，不得擅自對(duì)外提供。如果要使用證照檔案，需要經(jīng)辦人員填寫《證照檔案實(shí)用申請(qǐng)單》，依次注明證照檔案名稱、類型(原件、掃描件、復(fù)印件)、用途信息，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員審批，登記備案后，方可使用證照檔案。

　　4. 檔案數(shù)字化處理

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案整理工作逐漸不能適應(yīng)社會(huì)需要，我國檔案整營業(yè)執(zhí)照檔案整理服務(wù)具體包括高精度掃描、圖像處理、光學(xué)字符文字識(shí)別等數(shù)字化處理服務(wù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效存儲(chǔ)和便捷利用。數(shù)字化處理不僅提高了檔案的檢索效率，還通過數(shù)據(jù)備份確保了檔案信息的安全性。

　　最后，檔案整理是后續(xù)檔案編研、查詢、利用和檔案數(shù)字化加工等管理工作奠定了較為完善的基礎(chǔ)，有利于提高營業(yè)執(zhí)照檔案管理效率，促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。