所謂工會檔案，顧名思義，就是指工會在幫助相關(guān)的職工解決其所存在的問題的過程當(dāng)中，保存下來的文字或者圖表等說明材料。工會的檔案工作是工會日常工作的重要組成部分，是對工會工作的直觀反映和有效的記錄。工會檔案的職責(zé)可以概括為以下幾個方面：作為工會檔案，應(yīng)當(dāng)最大限度的貫徹和執(zhí)行黨和國家在檔案管理這個方面的法律和法規(guī)，對上級單位所提出的任務(wù)，要堅決的執(zhí)行，通過這樣的方式，確保檔案管理工作能夠朝著更加科學(xué)化，規(guī)范化，制度化的方向邁進(jìn)，使工會檔案的管理水平實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步的提升。此外，為了能夠在開展各項工作的時候，可以堅決的落實(shí)相關(guān)法律和政策，強(qiáng)化對于檔案管理工作的監(jiān)督和管理，相關(guān)的工作人員還應(yīng)當(dāng)投入更多的時間和精力去進(jìn)行檔案的信息資源建設(shè)。

　　工會檔案整理服務(wù)的重要性：

　　1. 維護(hù)檔案完整性。工會檔案文件通過業(yè)務(wù)部門的初步整理，移交給檔案管理部門后，還需要進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目等。工會只有通過對檔案系統(tǒng)化、條理化的整理，才能進(jìn)一步的了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)收集中的問題，查缺補(bǔ)漏，才能確保檔案的完整性。

　　2. 精確統(tǒng)計資源。只有在對工會的檔案經(jīng)過整理后，才能更加精準(zhǔn)地辨別其檔案價值，形成檔案資源庫。經(jīng)過整理的檔案，形成了以“頁”、“件”或“卷”為保管單位，工會可以對檔案材料、機(jī)密等級、重要程度等不同檔案情況進(jìn)行科學(xué)的保管和精確的統(tǒng)計。

　　3. 優(yōu)化檢索體系。經(jīng)過整理后的檔案更加有條理，在提供查詢、檢索和利用等服務(wù)時，會更加迅速，為社會大眾提供更加完善的檔案服務(wù)。

　　一、檔案收集

　　范圍確定：首先明確需要收集的檔案范圍，包括哪些部門、哪些時間段、哪些類型的檔案。

　　接收檔案：按照規(guī)定的程序接收來自各個部門的檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

　　二、檔案整理

　　分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源等因素，對檔案進(jìn)行合理的分類，以便于后續(xù)的檢索和利用。

　　編目：為每份檔案編制唯一的編號或標(biāo)識符，并編制目錄或索引，以便快速定位到所需的檔案。

　　編制檢索工具：開發(fā)或采用適合的檢索工具，如數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)等，提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。

　　三、檔案保管

　　首先要按照檔案的性質(zhì)和保管要求，將檔案存放在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)和容器中，確保檔案的安全和完整。其次還需要由專業(yè)檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行檢查，包括檔案的物理狀態(tài)、存放環(huán)境等，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的問題。

　　四、檔案鑒定

　　保管期限鑒定。在工會檔案整理過程中，需要對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，確定哪些檔案需要長期保存，哪些檔案可以銷毀或短期保存。經(jīng)過檔案鑒定，可以使檔案的存放更有條理。對于保管期限已滿的檔案，提出處理建議，如銷毀、移交或繼續(xù)保存等，并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報處理結(jié)果。

　　五、檔案統(tǒng)計

　　數(shù)據(jù)收集。收集與檔案相關(guān)的各種數(shù)據(jù)，如檔案數(shù)量、種類、存放位置等。

　　數(shù)據(jù)分析。對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案的總體情況和變化趨勢。

　　報告編制。根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，編制檔案工作報告或統(tǒng)計報表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

　　六、提供利用

　　一是查詢服務(wù)，工會內(nèi)的檔案管理機(jī)構(gòu)有義務(wù)為內(nèi)部員工或外部用戶提供檔案查詢服務(wù)，滿足其工作或研究需求。二是檔案利用，檔案利用是檔案整理工作中最重要的環(huán)節(jié)。組織可以檔案整理通過外包合作，促進(jìn)檔案的合理利用，如提供檔案復(fù)制件、編研檔案史料等，充分發(fā)揮檔案的價值和作用。

　　綜上所述，檔案整理工作是一項綜合性的任務(wù)，需要檔案整理員具備扎實(shí)的專業(yè)知識、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和高度的責(zé)任心。通過科學(xué)的檔案整理工作，可以確保檔案的完整與安全，提高檔案利用的效率和質(zhì)量，為組織機(jī)構(gòu)的各項工作提供有力支持。