隨著社會發(fā)展和信息科技水平的迅速提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸跟不上時代發(fā)展步伐。各行各業(yè)都走上了科技轉型的道路，我國檔案管理事業(yè)也發(fā)展出了最適合自己的轉型升級方法，即與數字化相結合，進行檔案數字化加工。檔案數字化制度則是為了規(guī)范檔案數字化工作、提升檔案管理效率和質量而制定的一系列規(guī)章制度和操作流程規(guī)范。這些制度要涵蓋檔案數字化加工的全過程，包括檔案的預處理、掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等各個環(huán)節(jié)，確保檔案數字化工作的標準化、規(guī)范化和安全性。

　　檔案數字化的流程：

　　一、檔案數字化前處理

　　1.檔案出庫。紙質檔案數字化加工之前，檔案保管機構還要將檔案信息資源進行有序整理，就是要按照檔案信息化建設的要求，在進行數字轉換之前，對檔案信息普遍、全面地進行一次鑒定和加工整理。

　　2.檔案的交接。檔案保管機構將需數字化處理的檔案移交給業(yè)務承包方，承包方應當對照檔案保管機構提供的檔案目錄認真清點核對檔案的卷數，在檔案保管機構和承包方確認無誤的情況下，簽訂檔案原件交付單。

　　二、紙質檔案數字化數據采集

　　1. 設備選擇。檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規(guī)模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，進行相關參數的設置和調整。參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　掃描儀是進行紙質檔案數字化工作所必需的設備，常用的紙質檔案數字化設備有平板掃描儀、高速掃描儀、寬幅掃描儀、零邊距掃描儀、數碼翻拍儀等。不同的設備有不同的使用范圍。

　　2. 參數設置。在掃描前使用專用硬件設備交驗顯示器參數，使之與掃描儀的對應參數保持一致，防止掃描結果在顯示器上顯示時產生亮度和色彩的偏差。

　　3.檔案數字化操作。將紙質檔案進行掃描，轉化為數字化檔案，采用專業(yè)掃描儀或者數碼翻拍儀等設備完成，保證掃描質量和準確度。掃描操作完成后，接下來為圖像文件命名就可以按設置好的文件格式進行存儲。

　　4. 圖像處理。掃描完成后，需要對圖像進行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉和增強等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導致的問題，確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強則是通過調整亮度、對比度和色彩來改善圖像質量。

　　5. 光學字符識別。為了增強數字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要對經過掃描和圖像處理的圖像進行光學字符識別。光學字符識別軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本，并將其轉換為可編輯的文本形式。這樣一來，用戶可以方便快捷地使用關鍵詞一鍵檢索檔案信息內容，從而大大節(jié)省了尋找、翻閱紙質檔案的時間。

　　檔案數字化制度內容：

　　1. 檔案預處理規(guī)范

　　檔案預處理是檔案數字化的首要環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類、整理、修復和清潔。預處理規(guī)范要求檔案工作者對檔案進行細致的分類和整理，確保檔案的完整性和可檢索性。對于損壞的檔案，應進行適當的修復和加固，以防止在掃描過程中進一步損壞。此外，還需對檔案進行編號和索引，便于后續(xù)的管理和利用。

　　2. 數字化操作規(guī)范

　　數字化操作規(guī)范涉及檔案的掃描、圖像處理和文字識別等環(huán)節(jié)。首先，需要對掃描的參數進行標準制定，以確保圖像的清晰度和完整性。其次，檔案數字化制度還應規(guī)定圖像處理遵循最小干預原則，避免過度處理導致信息丟失，文字識別應采用先進的OCR技術，確保識別的準確性和效率。操作規(guī)范還應包括設備的使用和維護等內容，以確保設備的正常運行。

　　3. 數字化檔案管理規(guī)范

　　數字化檔案管理包括存儲、備份和安全保護。在制度規(guī)范中，應明確數據存儲選擇可靠的存儲介質，如硬盤、光盤、磁帶等，并采用合適的文件格式進行存儲。與此同時，為了保障信息安全，防止信息丟失等情況發(fā)生，應定期對數據進行備份。此外，還要采用防火墻、加密技術、設置訪問權限等安全保護措施，防止數字化檔案信息的泄露和非法訪問，確保檔案信息的安全和高效利用。