檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。

　　檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求呢?

　　1. 首先，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定了檔案掃描的對象、檔案類型、檔案來源和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一是可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的具體檔案對象，如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。檔案涉及范圍十分廣泛，根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)的不一樣，有著不同的類型，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案類型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。三是檔案來源，即檔案數(shù)字化掃描適用的檔案來源，如機(jī)構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機(jī)構(gòu)提供的檔案、個(gè)人捐贈(zèng)的檔案等。檔案并非全部都要進(jìn)行數(shù)字化掃描加工，因此在掃描前，需要對檔案進(jìn)行鑒定，判斷檔案是否適合進(jìn)行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　2. 其次，檔案數(shù)字化掃描范圍還規(guī)定了檔案的數(shù)字化要求。為了確保檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性、完整性和高質(zhì)量，我國有著一套較為完善的檔案數(shù)字化要求規(guī)范，明確了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等內(nèi)容。

　　3. 政府文件和指南：政府機(jī)構(gòu)可能發(fā)布文件或指南，提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

　　4. 法律法規(guī)：某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī)，明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護(hù)法等。

　　5. 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐：專業(yè)機(jī)構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。

　　6. 其他限制條件：規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

　　選擇優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍需要依據(jù)以下原則進(jìn)行具體分析判斷。

　　第一，實(shí)用性原則。從利用需求出發(fā)，對利用率較高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，如關(guān)于成立組建的批復(fù)、機(jī)構(gòu)設(shè)立，干部任免、定級(jí)、調(diào)級(jí)、退休的決定、命令、通知，個(gè)人立功、獎(jiǎng)懲、科研獲獎(jiǎng)成果項(xiàng)目等方面的檔案。

　　第二，價(jià)值性原則。對檔案機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行數(shù)字化，既可盡量減少直接利用對檔案的損毀，又可將檔案信息以更加方便、靈活的方式提供給利用者。在數(shù)字化之前，應(yīng)對檔案的價(jià)值進(jìn)行研究，隨后優(yōu)先選擇具有重要價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化。這些檔案通常包括永久或長期保存的檔案，以及社會(huì)利用價(jià)值高的檔案。例如，重要的歷史檔案、政策文件、法律法規(guī)等，這些檔案對于研究歷史、制定政策等具有重要意義，或者是一些查詢和利用頻率較高的檔案文件。

　　第三，搶救性原則。從檔案保護(hù)角度出發(fā)，應(yīng)對那些形成時(shí)間久遠(yuǎn)、珍貴且損壞嚴(yán)重的檔案進(jìn)行數(shù)字化。如時(shí)間較為久遠(yuǎn)、產(chǎn)生于1949年以前的歷史檔案，普遍存在紙張薄、字跡模糊、部分有不同程度的破損等問題，縮微膠片檔案讀取設(shè)備更新?lián)Q代而無法利用等狀況，都應(yīng)該優(yōu)先搶救進(jìn)行數(shù)字化處理。

　　第四，主體性原則。企業(yè)每年都會(huì)接收大量的外部來文，有的需要組織貫徹落實(shí)辦理，有的僅需要傳閱知曉，對于這部分外部來文來說，并不能反映出本單位工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，所以在選擇數(shù)字化對象時(shí)應(yīng)放到次要考慮范圍。與此同時(shí)，能夠反映本單位工作的性質(zhì)和特點(diǎn)的檔案應(yīng)是本單位自身形成的檔案，應(yīng)作為數(shù)字化的主體。本單位形成的檔案是利用率較高的，在作為史料查詢、巡視審計(jì)或作為現(xiàn)行任務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)中作用顯著，應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化范圍。